採用代行(RPO)のメリット・デメリット｜委託できる業務や費用・業者の選び方のポイントを解説

採用代行（RPO）とは

採用代行（RPO）の「RPO」とは、「Recruitment Process Outsourcing（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）」の略語で、企業が社内で行っていた採用に関わる業務を外部パートナーに委託するという意味です。

一般的には「採用代行」や「採用アウトソーシング」と呼ばれることが多いです。

採用代行に委託できる業務

採用代行に委託できる業務として、以下の5つが挙げられます。

• 採用計画立案
• 母集団形成
• 応募者管理・対応
• 説明会・選考の実施
• 内定者フォロー

採用代行は、以上のすべて、または一部を委託することができます。

それぞれ、詳しく説明します。

採用計画立案

採用代行には、人事・採用コンサルティング領域に近い業務を行うため、以下のような採用計画立案を委託できます。

・現状の人材採用や人材活用に関する課題抽出

・各種採用施策に関する費用対効果の分析

・採用管理システムの選定や導入支援

・転職エージェントや求人メディア運営会社のコントロール

・SNSやオウンドメディアを中心とした採用広報施策の企画立案

・社員定着率向上施策の企画立案

・面接官、採用担当者、リクルーターの選定とトレーニング

委託できる内容は、事務的業務の代行ではないため、すべてのRPOベンダーが対応できるわけではありません。

そして、これらの業務を委託する場合、会社の経営や事業の細かい内容に関係する情報をすべて共有する必要があるので、信頼のおけるベンダーに段階を踏んで委託していくことが望ましいでしょう。

母集団形成

採用代行には、母集団形成における以下の業務を委託できます。

・募集計画の立案

・集客に活用する求人サイトやダイレクトシーシングサービスの選定

・求人広告、求人票、スカウトメールの作成

・インターンシップや企業説明会

・各種採用イベントの企画や運営

・リクルーターの選別

このように、人材募集に関するさまざまな業務を委託できます。

多くのRPOベンダーは、採用するための経路選定やそれに関するノウハウ、求職者の動向、採用市場におけるトレンドを把握しています。

RPOベンダーに自社のニーズを正確に伝えることで、集客率の向上が期待できるでしょう。

応募者管理・対応

採用代行には、応募者管理・対応に関する以下の業務を委託できます。

・応募書類の回収や管理

・応募者からの問い合わせ対応

・応募者のデータ管理

・面接日程の調整

・応募や選考に関わる各種連絡業務

応募者の管理や対応に関するさまざまな事務作業を委託できます。

事務的で手間がかかる業務をアウトソーシングすることで、空いたリソースを企画や選考などのコアな業務に集中しやすくなります。

説明会・選考の実施

採用代行には、説明会・選考の実施に関する以下の業務を委託できます。

・書類選考や筆記試験

・テストの実施や運営

・面接会場の設定

・面接当日の受付や案内

・各選考段階における成績管理や合否の連絡

RPOベンダーへ選考における周辺の業務を委託することが一般的に多いですが、大規模な採用活動を行う企業では、採用のコア業務とされているものを委託することは珍しくないでしょう。

ケースによっては、書類選考と一次面接のみをRPOベンダーに委託し、最終面接や最終選考といった重要な業務については社内の人事部門担当者や役員が対応するなど、参考状況によって役割を分担することが多いです。

内定者フォロー

採用代行には、内定者フォローに関する以下の業務を委託できます。

・内定者への連絡業務

・内定辞退者へのヒアリングや個別面談

・研修や懇談会、説明会など内定者向けのイベント企画や運営

内定者とのコミュニケーションにおけるさまざまな業務を委託することが可能です。

しかし、新卒採用における内定者管理は非常に重要な業務となります。

そのため、新卒採用に関する実績やノウハウを持ったRPOベンダーを選定する必要があります。

採用代行のメリット

採用代行を委託することで、以下のようなメリットを得られます。

• 業務効率化
• コスト削減
• 採用の質向上
• 専門的なノウハウを取り入れられる

代表的な4つの例を、詳しく説明します。

業務効率化

採用代行を委託する最大のメリットは、業務効率化を図れることです。

ノンコア業務をアウトソーシングすることで、採用業務にかかる工数が削減され、本来しなければならない業務に対して、注力することが可能です。

コア業務とは、利益を生み出すための直接的な業務のことで、専門的判断が必要となる業務のことをいいます。

ノンコア業務とは、コア業務を支援するための業務のことで、その業務だけでは利益が発生しない高度な判断が必要ない業務のことをいいます。

コスト削減

採用業務をするために採用担当者を増やしても、その人にノウハウがなければ対応できず無駄なコストがかかってしまいます。

これまでに、多くの採用を成功させているプロに任せた方がパフォーマンスがよく、コスト削減にもつながります。

採用の質向上

採用の質向上のために大切なことは応募者への対応スピードと対応方法です。

しかしこの部分に重きを置いていない企業も多くみられます。

応募者へのメールや電話での定期的なフォローをしっかり行うことで、応募者の入社意欲が上がり、内定後に発生しやすい問題を減らすことが可能です。

優秀な人材ほど、内定を出しても他の会社からのオファーがあったら予期せぬ内定辞退が増えてしまいます。

また、正しい情報が内定者に適切に伝わっていないことが原因で不信感を抱いたり、連絡の少なさから内定者との関係が希薄になっていくことも、辞退者が増える原因となるでしょう。

応募者への迅速で丁寧な対応や、入社までの間に丁寧にフォローをすることで、採用の質向上につながります。

専門的なノウハウを取り入れられる

採用におけるコア業務を、RPOベンダーに任せた場合、専門的なノウハウを取り入れることができます。

しかし、RPOベンダーとのコミュニケーションが不足すると、得られずはずだった採用ノウハウが蓄積されないリスクが生じます。

RPOベンダーに任せる業務が重要なものであればあるほど、定期的に連絡し合うなど、ノウハウを共有できる場を確保しておきましょう。

採用代行のデメリット

採用代行を委託するデメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• 費用がかかる
• 採用活動失敗のリスク
• 内定者とのコミュニケーションが減る

デメリットについて、しっかりと理解し準備しておくことで、デメリットをなくすこともできます。

それぞれ、詳しく説明します。

費用がかかる

採用代行に委託することで採用コストを削減できるメリットもありますが、反対にコストが膨らんでしまうケースも少なくはないでしょう。

さまざまなRPOベンダーが設定している料金を正確に把握し、現状かかっている採用コストと比較検討したうえで委託先を決定することが重要です。

採用活動失敗のリスク

採用代行に委託して活用する際は、事前に任せたい業務を定義してから委託しましょう。　

自社の希望等をしっかり伝えられないと、本当に採用したい人物や業務進行の方法などに認識の食い違いが発生し、望んでいた成果を得られない可能性があります。

業務の担当を細かく確認し、お互いが理解したうえで進行することが大切です。

内定者とのコミュニケーションが減る

採用代行の担当者と信頼関係ができてしまうと、入社後に不安に思う内定者もいるでしょう。

内定決定通知の電話は、採用担当者が行うなどで内定者と積極的にコミュニケーションをとることが大切です。

採用代行の費用相場

採用代行の費用相場は、利用する代行業者や業務内容、採用したい人数によって大きく異なります。

業務の全体を委託する場合は月額30万円以上、業務の一部（ノンコア業務）を委託する場合は月額5万円〜10万円が相場です。

しかし、新卒採用と中途採用でも費用は大きく異なります。

新卒採用の場合は月額5万円〜60万円、中途採用の場合は月額10万円〜60万円程度になります。

採用代行を委託する際の流れ

実際に、採用代行を委託する際の流れは以下の通りです。

①問い合わせ・申し込み

②採用目標の打ち合わせ（採用予定人数・時期・条件など）

③採用方法の提案

④求人媒体の選定

⑤求人開始

⑥応募者管理・連絡

⑦応募者情報を企業に受け渡し（面接可否の確認）

⑧選考

⑨合否の連絡

⑩内定

⑪内定後のフォロー（手続き・連絡窓口）

採用代行業者を選ぶ際のポイント

採用代行業者を選ぶ際は、以下のポイントを押さえて委託しましょう。

• サービスの提供範囲
• 実績（業種・職種）
• コミュニケーション方法

まずサービスの提供範囲については、採用代行業務によって依頼できる業務が異なります。

自社が希望する業務に対応できるかどうかを、事前にしっかり確認しておきましょう。

次に実績（業種・職種での採用実績）を確認することが重要です。

過去の導入事例から委託先が得意としている業種・職種を確認しましょう。

最後は、コミュニケーション方法です。

採用活動では応募者とメッセージのやりとりを行います。

どのような方法でやりとりを行うか、事前に確認しておきましょう。

採用代行の導入を検討した方が良い企業

採用代行の導入を検討した方が良い企業の特徴として、「リソース不足で採用活動にかかる工数を削減したい」「スキル不足で欲しい人材が採用できない」が挙げられます。

これらは採用代行を実際に導入している企業で、最も多い導入理由です。

このように発生する課題を解決してくれるのが、採用代行（RPO）です。

採用代行は違法？委託を検討する際の注意点

採用代行は、従業員の募集を第三者に委託する「委託募集」に該当するサービスです。

委託募集をしている企業は、厚生労働大臣や都道府県労働局長の許可を受ける必要があります。

従業員を募集したい企業と募集委託者が厚生労働大臣や都道府県労働局長が定めている許可基準を満たしたうえで届け出を提出していれば、違法にはなりません。

採用代行で業務効率化を図ろう！

採用代行は、採用活動を外部に委託するものなので、慎重に選ぶようにしましょう。

また、採用代行を委託することで、効率的に採用活動を進められるだけでなく、採用後の離職を減らす効果も期待できます。

ぜひこれを機会に、採用代行サービスを検討してみてくださいね。