remodooo!在宅チームで最強組織を

正社員で組織を成長させることにリスクをお感じの経営者様へ
新しい組織構築の支援サービスをご提案

人事・組織作り

役割分担の決め方のコツ|分担表の作成方法も分かりやすく解説

SAL編集部
SAL編集部
役割分担の決め方のコツ|分担表の作成方法も分かりやすく解説

役割分担とは、役目や業務などの負担を分け合うことです。

企業における役割分担の目的として、業務の標準化が挙げられます。しかし、どのように役割分担を行えば良いか分からない方も多いでしょう。

そこで今回の記事では、役割分担の決め方のコツや分担表の作成方法を詳しく解説していきます。役割分担は、業務効率化や生産性、社員のモチベーション、定着率向上につながるため、ぜひ参考にしてください。

この記事をご覧の方にオススメの資料のご案内

優秀な社員が辞めない会社づくりの方法がわかる資料

人手不足に悩む中小企業が「在宅チーム」を活用することで
優秀な社員を確保し、利益率の高い組織をつくる方法のヒントが得られます。

企業における役割分担の目的とは

人形と積み木

企業における役割分担の目的は、仕事に人をつけて業務の標準化を図るためです。

ここでいう標準化とは、業務の手順や成果物の水準を設定し、その認識を共有することを指します。業務の標準化ができると、誰が業務を遂行しても同じ手順で同じ成果物を生産できるようになります。その他にも、業務の属人化を防げる点もメリットの一つです。

役割分担の重要なポイントは、「人に仕事をつける」のではなく、「仕事に人をつける」という意識を持つことです。適材適所に人材配置を行うことも重要ですが、これは小さな組織には当てはまりません。そのため、規模が小さい企業ほど、役割分担が重要な課題となります。

役割分担を通して、誰に代わっても業務を遂行できる体制を整えることが大切です。

役割分担の決め方のコツ

人形と扉

役割分担を決める時に押さえるべきコツは、以下の2点があります。

  • 業務内容や必要なスキルを把握すること
  • 社員一人ひとりの特性や目標を把握すること

下記では、それぞれのコツを詳しく解説します。

業務の内容や必要なスキルを把握する

役割分担の決め方のコツとして「どのような業務をしているのか」「その業務を行うためにどのようなスキルが必要か」を把握することが大切です。

これらを理解していないと、社員によって業務量の偏りが出てしまう可能性があります。業務の偏りは、社員の不満や不信感を抱く原因になりかねません。また、優秀な人ほど業務量の負担が大きくなりがちなので、その偏りにも注意が必要です。

「私だけ業務量が多すぎる」「あの人ばっかり新しい業務を任されている」など、不満が溜まると、最悪の場合離職につながります。

社員一人ひとりの特性や目標を把握する

社員一人ひとりの特性や目標を把握し、スキルや特性に応じて適材適所の人材配置を行うことで、社員の能力を最大限に発揮させられるようになります。

業務に対する役割は、上司やリーダーが勝手に決めるのではなく、社員の意見も聞いて尊重することも大切です。

自分の意見が通る職場は、社員のモチベーション向上にもつながります。結果として、 「この企業に貢献したい」という気持ちも生まれるため、パフォーマンスも向上にもつながります。

役割分担を決める際のステップ

4つのSTEP

役割分担を決める際は、以下の4つのステップを踏むことが大切です。

  1. 社員本人が業務を棚卸しすること
  2. 棚卸しした業務を精査すること
  3. スキル・工数・優先度に応じて人員を配置すること
  4. 役割分担表を作成すること

業務の棚卸しをする際は、以下の手順で進めることが効果的です。

  1. 社員本人が対応している業務を、可能な限り細かく書き出す。
  2. 書き出した業務を、「大分類」「中分類」「小分類」の3階層に分類する。
  3. それぞれの業務に対して、「どれだけの時間を費やしているか」「どのくらいの頻度で発生するか」などを、明確にします。

業務の棚卸しが終わったら、2ステップ目は「棚卸しした業務を精査すること」です。精査することによって、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」が省かれ、業務効率化につながります。精査する具体的なポイントは、以下を参考にしてください。

  1. その業務は本当に必要であるか他に必要な業務はないか
  2. どの業務に一番時間をかけているか
  3. 業務を細分化しすぎていないか業務の偏りはないか
  4. 社員のスキルを十分発揮できる環境であるか
  5. 業務は標準化されているか

業務の精査が終わったら、3ステップ目は「スキル・工数・優先度に応じて人員を配置すること」です。例え組織が小さい場合でも、社員によって得意・不得意があります。そのほか、性格などパーソナリティ情報を考慮した上で、人員を配置することが大切です。

適材適所に人員を配置できると、社員のモチベーションが上がり、生産性や業務効率、定着率向上につながります。社員のパーソナリティ情報は、業務連絡だけで把握するのは難しいです。そのため、日頃からコミュニケーションを取ることが求められます。

人員の配置が終わったら、4ステップ目は「役割分担表を作成すること」です。役割分担表を作成することで、社員ごとの役割が一目で分かるようになります。他のメンバーの役割も把握できるようになるため、コミュニケーションの円滑化にもつながります。

役割分担表の作成方法

積み木を重ねる

役割分担表を作成する方法は、3ステップあります。具体的なステップは、以下の通りです。

  1. タスクをカテゴリごとに一覧表にする
  2. タスクごとの納期を設定する
  3. タスクごとに担当者を設定する

下記では、それぞれのステップを詳しく解説します。

タスクをカテゴリごとに一覧表にする

1ステップ目は、「棚卸ししたタスクをカテゴリごとに一覧表にすること」です。例えば、タスクをA,B,Cと3つのカテゴリに分けるとします。

そこから、A-1,A-2,A-3のように、各カテゴリのタスクを全てリストアップします。

リストアップしたら、洗い出しが足りていないタスクがないかを確認しましょう。ここでは、Aカテゴリのタスクが、「A-1」「A-2」「A-3」で十分かどうかしっかり検討することが大切です。

タスクをカテゴリごとに一覧表にすることで、 対応漏れやプロジェクトの遅延の発生防止につながります。

タスクごとの納期を設定する

2ステップ目は、「タスクごとの納期を設定すること」です。

社員への負荷を減らせるように、できるだけ余裕を持った納期を設定すると良いです。また、社員一人当たりのタスクが多すぎると、余裕がなくなってしまいます。

最大限のパフォーマンスを発揮してもらうためにも、タスクに無理はないか調整することが大切です。

タスクごとに担当者を設定する

3ステップ目は、「タスクごとに担当者を設定すること」です。

社員の希望や特性に沿って、社員と上司双方が納得できる役割分担を行います。社員のスキルによってタスクを決定することも大切ですが、社員がどのようなタスクを希望しているのかも非常に重要です。

やりたい業務を任せてもらえると、モチベーション向上につながります。また、社員の希望が通りやすい職場は、定着率も安定しやすいです。 

役割分担表を作るメリット

メリットと書いてある付箋

役割分担表を作るメリットには、以下の3つがあります。

  • 業務遂行がスムーズになること
  • 業務の抜け漏れがなくなること
  • ミスコミュニケーションを防げること

下記では、それぞれのメリットを詳しく解説します。

業務遂行がスムーズになる

役割分担表を作ることで、組織全員が自身のやるべきタスクを把握できるようになり、業務遂行がスムーズになります。

常に優先順位を意識しながら業務を遂行するため、業務効率化や生産性の向上につながります。 また、やるべきタスクを把握していると、「どこまで自分が対応するべきか」というような悩みもなくなり、社員が主体性を持って行動できるようになることもメリットの一つです。

業務の抜け漏れがなくなる

役割分担表を作成する際に、全てのタスクを洗い出すため、業務の抜け漏れがなくなります。

役割分担表は、社員全員に共有するものであるため、他のメンバーが誤りに気づいてくれる可能性も高いです。

また、役割分担表は抜け漏れ防止につながるだけでなく、スケジュール管理をする際にも役立ちます。各タスクに必要な時間が明確に分かるため、遅延の発生リスクも最小限に抑えることが可能です。

ミスコミュニケーションを防げる

役割分担表で進捗を管理することで、ミスコミュニケーションの発生リスクを最小限に抑えられます。

都度進捗を口頭で報告・確認していると、言った・言わない問題が起こりやすいです。

役割分担表があれば、ミスコミュニケーションを防げるだけでなく、すぐ業務の進捗を確認することができます。

役割分担の決め方のコツを押さえて安定的な体制づくりを!

手を繋ぐ人形

今回は役割分担の決め方のコツや分担表の作成方法を詳しく解説しました。

役割分担は業務の標準化につながるため、小さな組織ほど非常に重要なものです。

業務が標準化されることで、誰でも代わりに対応できるようになるだけでなく、誰が対応しても同じ成果が出せるようになります。

ただし、役割分担は適当に行っても効果が得られません。社員の希望や得意・不得意、適性などを考慮した上で、タスクの担当者を決めることが大切です。役割分担を社内で対応するのが難しい場合は、株式会社SALに依頼するのがおすすめです。

株式会社SALでは、業務分析や運用フローの構築などを行っています。気になる方は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。

この記事を書いた人

SAL編集部
SAL編集部 SAL henshubu

株式会社SAL

ピボットCEO(しよー)のSAL編集部は、不確実性が高まる時代において、変革を目指す経営者を応援するメディアです。自社経験に基づくノウハウで、中小企業が変化しやすい組織づくりを支援する「remodooo!」を提供するSALが編集する、主に会社経営者向けのコラムサイトで、お役立ち記事を配信しています。