人事BPOサービスのメリットとデメリットとは？

人事BPOサービスとは？

まずBPOとは「Business Process Outsourcing」の略称です。従来のアウトソーシングは、業務タスクの一部を外部に委託することを言いますが、BPOは業務プロセスの一部、または全部の運営を一括して依頼することを指します。

近年では人事業務において、このBPOを利用する企業が増えています。特に、年末や決算期、新卒の入社時期などは業務がひっ迫しますので、 BPOサービスを活用すれば社員の業務負担を減らせるでしょう。

人事部門をBPOした場合の業務領域は広く、

などが挙げられますが、労務管理の領域にあたる給与や社会保険の分野は、アウトソーシングしやすく、多くの企業が外部に頼っています。

近年では、BPO業界もオフショアが進み、特に日本語を得意とする人が多い中国などでのBPO活用が増えています。このため低コストのBPOサービスを実現させている企業もあります。

BPOサービスの導入を検討するにあたって、まず始めに自社の業務プロセスを洗い出し、内製で行うコア業務か、自社にとって強みのある業務かどうかの２方向からの分析を行う必要があります。その結果、例えコア業務でなくても自社に強みがある業務であると判断すれば、外部のBPOサービスを頼るのではなく、社内に在宅ワーカーのチームを構築し、半内製化のような手法をとることもあります。

人事BPOサービスを活用するメリット

人事業務にBPOサービスを導入するメリットには、コスト削減や業務の効率化といったものが挙げられます。以下から詳しく見ていきましょう。

コスト削減につながる

人事業務にBPOサービスをうまく活用すれば、コストを大きく削減することができます。自社のスタッフを増やして運営した場合と比較すると、毎月の給与・通勤手当といった人件費や光熱費、通信費、システム利用料など、これらの固定費をまとめて「委託費用」として変動費化できるため、時季による繁閑差が激しい人事部門では、BPOサービスを利用したほうがコストパフォーマンスの向上につながりやすいでしょう。

業務効率化につながる

BPOサービスは業務タスクの一部だけではなく、業務上必要なプロセスを一括で依頼できるため、業務フローの見直しや改善に取り組む時間が確保できるようになります。
結果として、 一つの業務にかかる時間や工数を減らすことが可能となり、業務効率の向上につながります。

コア業務につながる

ルーティーンのノンコア業務から解放されることで、人材の育成やマネジメント、新たな施策などのコア業務に力を入れることができるようになり、社員のレベルアップや社内全体の生産性が向上します。

人事BPOサービスを活用するデメリット

人事BPOサービスには、コストの削減や生産性のアップといったメリットが得られる一方で、委託までの準備の手間や、社内にノウハウが蓄積されない、情報漏洩のリスクなどのデメリットもあります。それぞれを詳しく解説していきますね。

委託の準備コストがかかる

これまで内製で行っていた業務を外部に委託するため、当然のことながら移行までの準備や引継ぎコストが相応にかかります。少しでも引継ぎ期間を短縮するためには、これまで実務を担ってきた社員の理解と協力のもと、委託する業務の整理や、BPO事業者との打ち合わせを綿密に行う必要があります。

社内にノウハウが溜まらない

BPOは、業務プロセスをまとめて依頼でき、社内での業務負担が大きく減らせることがメリットですが、その反面、外部企業に業務を委託すると、社内の担当者はその業務に触れる機会がなくなるわけですから、社内にはそのノウハウが蓄積されないというリスクがあります。

では、ノウハウが蓄積されないと何故困るのかというと、万が一BPOにより思ったほどコスト削減が見込めなかったりといった理由で、 内製化に戻そうと考えた時に、一から業務を覚えなくてはいけなくなるということです。

一括で仕事を委託できるとは言え、丸投げしてしまうのではなく、細かな運用報告を貰いながら、自社にもノウハウが蓄積されるようなシステムにしていく必要があります。

情報漏洩のリスク

守秘義務があるとは言え、外部に業務を委託するということは、企業の内部事情を知られることになるため、機密情報の漏洩に繋がる可能性も全くないとは言い切れません。ライバル企業に情報が流出してしまうことは当然大きな損失を招きますし、人事業務を外注するため万が一社員の個人情報が漏れてしまった場合には、社内外での信用を落としかねませんから、委託先が信用に足る企業かどうかの見極めや、契約時には秘密保持契約を結ぶことを忘れないようにしましょう。

人事BPOサービス会社5社

BPOサービスは年々需要が高まっていますから、サービスを提供している会社はたくさんあります。しかし、それぞれ経験値や得意な領域が異なるためどこでもいいというわけではありません。どのような企業との取引実績があるのか、セキュリティー対策は万全で信用に値するかどうかなど、見極めが重要です。

以下では、それぞれ得意領域の異なるおすすめBPOサービス会社を、５社紹介していきます。

株式会社ネオキャリア

国内外に約100の拠点を有する「ネオキャリア」。20年以上運営を続ける人材派遣業で培ったノウハウを武器に、月間80社以上のさまざまな業種・業界で利用されています。

人材派遣会社ならではの採用力で離職率を抑え、高い品質のサービスを提供しています。土日の稼働や、さまざまなコミュニケーションツールへの対応など、企業に合わせて運用方法をカスタマイズでき、セキュリティ対策も万全です。

株式会社パソナ

「パソナ」は、個人向けの転職支援から、行政事務代行まで、HRソリューション領域で実践を積んだノウハウを生かした人事・労務BPOサービスが人気の企業です。
HRテックを駆使し、新しい業務設計や運用の提案、自動化やペーパーレス化、クラウドツールにも対応するなど、最適で安定的な運営を売りにしており、 給与計算業務のみでも、2割の業務削減が見込めます。

一般的に発注から導入まで約6ヶ月の期間を要するBPOですが、パソナの「人事クラウドBPOサービス」なら最短約2ヶ月で導入できるため、早急に導入したいと考えている企業におすすめです。

アデコ株式会社

AIツールを活用したアウトソーシングサービスを提供している「アデコ」では、AIによる業務の自動化を目的とした「デジタルBPOソリューションサービス」を提供しています。紙の書類を自動でテキスト化したり、繰り返しの入力作業を自動化するためのプログラミングを構築したりといった、デジタル化へのマネジメントやコンサルティングが強みです。

業務の効率化と同時に、人事の自動化やペーパーレス化が思うように進まない企業の悩みも一度に解決してくれます。

富士通Japan株式会社

富士通グループの通信情報会社である「富士通Japan株式会社」では、マイナンバー制度に関わる一連の業務に対応するため、ICTを活用したBPOサービスを提供しています。

平成28年よりスタートしたマイナンバー制度ですが、年々広がりを見せ、従業員やその扶養家族の個人番号を取得し、また漏洩のないよう管理するシステムを導入しなければならないなど、人事業務の作業負担増の一因ともなっています。

このようなマイナンバー制度に関するあらゆる業務、「収集・管理・破棄」をフルサポートしてくれます。

株式会社SAL

長期的に業務のアウトソーシングを考えているのなら、思い切って自社に在宅ワーカーチームを作ってしまうというのも一つの手です。

「SAL」が提供する「在宅チーム構築支援サービス」は、社内に在宅ワーカーのチームを構築する支援で、採用の方法から、業務フローの整理までを徹底的にサポートしています。自社と在宅ワーカーは業務委託契約で業務を依頼するため、採用や教育にかかるコストを抑えられ、 自社で在宅チームを構築することで、中長期的な利益につながるというメリットが得られます。

このようなサービスを活用することで、既存社員のパフォーマンスを下げることなく、安心して新しい組織構築が実現できます。

人事BPOのまとめ

今回の記事では、人事BPOサービスのメリットやデメリット、おすすめのBPOサービス会社の紹介をしました。人事の仕事は、社員やその家族の個人情報や収入にも関係する重要な業務です。だからこそ、専門家や最新のテクノロジーのサポートを受け、安全に安定的に運営を続けていくことがこれからの時代には必要です。

これからもBPOのニーズは高まることが予想されますので、ITやAIを駆使した自動化や省力化はさらに進み、BPOサービスの質も向上するでしょう。まずは、自社にあったBPOサービス会社を探すところから始めましょう。

完全に外部に委託してしまうことが不安なら、在宅ワーカーのチームを会社に組み込んでしまうことをおすすめします。株式会社SALの「在宅チーム構築支援サービス」を活用すれば、在宅チームの立ち上げから、業務フローの整理までを徹底的にサポートし、雇用リスクを大幅にダウンできる新しい経営体制の確立が可能です。お気軽にお問い合わせください。