時間外労働(残業)を削減する方法｜原因や削減して得られる効果・成功事例を解説

時間外労働とは

「残業」と呼ばれることが多い時間外労働の定義とは、原則として法定労働時間を経過して働くことをいいます。

時間外労働は労働者にとって負担が大きく、会社がそれを行わせるための条件や、行わせた場合に発生する手当が労働基準法によって定められています。

働き方改革における時間外労働の上限規制

時間外労働とは「法定労働時間」を超えた労働のことをいいます。法定労働時間とは、法で定めた労働時間のことをいいます。労働基準法では労働時間は1日8時間、週に40時間までと制限を設けています。この時間を超えて働いた場合、すべて時間外労働となります。

また、会社で定められている労働時間を超えて働いても、1日の労働時間が8時間（週に40時間）を超えていなければ、法的な意味の時間外労働になりません。

このような考え方は、時間外労働を知るうえで重要となるでしょう。

日本において時間外労働が多い理由

日本の時間外労働が世界各国と比べても非常に長いことが特徴です。その理由として、日本特有の法律や雇用システムに原因があることが挙げられます。

また、多くの日本人は「これくらいの残業なら仕方ない」と、「残業」＝「頑張っている」という認識を持っている人も多く、定時で退社することに対して罪悪感を持つ人も少なくないといえるでしょう。

時間外労働が減らない原因

時間外労働が減らない原因として、以下の3つが挙げられます。

従業員に「残業しないで」と呼びかけるだけでは、時間外労働を減らすことは難しいでしょう。残業をしてしまう理由を詳しく説明します。

業務量が多すぎる

単純に、業務量が多すぎて仕事が片付けられないだけの可能性があります。本人の力不足で追いついていなかったり、優先順位を間違えていたりして、自分の思うように仕事を進められない状態です。 また、仕事の振り分けそのものを間違っている可能性も高いでしょう。 例えば、従業員1人に仕事が集中してしまっている場合、定時までに片付けるのは難しくなります。

個人の能力と仕事内容が合っていない

個人の能力と仕事内容が合っていないことから、時間外労働に深く結びついているといえます。適切な仕事量を振られているにもかかわらず、時間外労働してしまうのは、仕事の仕方に問題を抱えているからでしょう。 非効率的な作業で仕事をしていても、スピードは上がりません。 また、従業員が苦手な業務を無理やりやらされている場合、本人のモチベーションも上がりません。 その結果、作業効率が低くなり、残業が常態化してしまいます。

勤怠管理ができていない

勤怠管理ができていないと、長時間の時間外労働に大きく影響します。時間外労働が日常的に行われている会社の多くは、人事部に関しても人手が足りない状態となっています。 会社の労働時間を改善させるためには、人事部内での労働時間の短縮や労働環境の改善を試みることが大切です。 勤怠管理をしっかり行うことで、会社は従業員の就業状況を的確に把握することができます。　 従業員の健康維持やモチベーションの向上にもつながるでしょう。

時間外労働を削減して得られる効果

時間外労働を削減して得られる効果として、以下の3つが挙げられます。

時間外労働を削減することによって、余暇の時間が生まれ、従業員の幸福度が向上します。

それぞれ、詳しく説明します。

生産性の向上

時間外労働が常態化すると、社内の雰囲気が悪くなったりしてしまいます。決まっている時間の中で成果を出すためには、それぞれの業務に優先順位をつけ、業務の効率化を図る必要があります。 業務が効率化することによって、時間外労働の削減だけでなく、生産性向上にも期待できるでしょう。

従業員のモチベーションの向上

今まで時間外労働していた時間を、プライベートの時間に充てることが可能です。ワークライフバランスが整うことで、従業員のモチベーションの向上が期待できるでしょう。

企業イメージの向上

時間外労働を削減し、生産性向上と従業員のモチベーション向上が実現すれば、企業のイメージ向上にもつながります。他にも社会的信用が上がったり、従業員の離職率が下がるといった効果も期待できるでしょう。

時間外労働を削減する方法

時間外労働を削減する方法として、以下の5つが挙げられます。

時間外労働が増えてしまうと、従業員の健康状態や私生活によくない影響を与えてしまう可能性が高いため、早期の対策が必要です。それぞれ、詳しく説明します。

時間外労働の原因を特定する

まずは時間外労働が発生している原因を特定しましょう。特定した後に、それに合った削減方法を実施することが大切です。

作業の標準化

属人化している業務をなくし、異なる作業手順を統一することで、他の人が作業しても同じクオリティのものができるようにすることを「作業標準化」といいます。作業手順や知識などを組織全体に共有することで、業務効率化を図ります。

業務の進捗を把握する環境づくり

業務の進捗を把握することで、必要性に応じて担当を増やす・減らすことや変えるといった調整ができます。そのような環境づくりが出来れば、時間外労働の削減が期待できるため、進捗を報告する場を定期的に設けるようにしましょう。

労働時間を把握する仕組みづくり

会社が従業員の労働時間を正確に把握することで、無駄な時間外労働を防ぎ、業務効率化が期待できます。

労働時間を把握するためには、勤怠管理のシステム導入や、ルールを定めることが必要です。

時間外労働を申請制にする

時間外労働が必要な場合は、事前に「日程・所要時間・理由」を管理職に申請し、承諾を得るという仕組みを義務付けることも効果的です。

申請制にすることによって、時間外労働をしにくくする効果も期待できるでしょう。

さらに、決められた時間内で仕事をすることで、ダラダラと業務を行うのを防ぎ、業務効率の向上も目指せます。

時間外労働削減の施策を行う際の注意点

時間外労働削減の施策を行う際には、2点注意しましょう。

時間外労働削減をいきなり従業員に求めても、仕事を持ち帰ったり時短ハラスメントなどと並んで、労働環境を悪化させてしまう可能性があります。

例えば、時間外労働を削減するために直ちに施策を行ったとします。

ある従業員が時間外労働をしないと終わらない業務量を抱えていた場合、残業ができなくなると、休憩時間を削って仕事をしたり、家に持ち帰って仕事を行うといったサービス残業が増えてしまいます。

これにより、企業の生産性低下に大きくつながることになるでしょう。

時間外労働削減の目的は、労働環境を良くして生産性を向上させることなので、むやみに時間だけを抑制してしまうと、逆に労働環境の悪化につながる可能性もあります。

また、時間外労働の削減は会社がルールを定める他にも、従業員それぞれが「残業をしないようにする」意識を持てるように改革することが大切です。

そのためには、時間外労働削減の目的を従業員にシェアしましょう。

時間外労働削減の成功事例

時間外労働削減の成功事例は、実際の時間外労働削減に取り組む際の参考になるかと思います。

ここでは3件の成功事例をご紹介します。

それぞれの取り組みについて、詳しく説明します。

事例①株式会社クラシコム

株式会社クラシコムでは、「従業員全員が18時には退社する」という制度を設けています。

この制度によって、従業員が結婚して家庭を持っても、仕事と家庭が両立しやすくなります。

また、退社後の時間が長いため、従業員が平日でもきちんとリフレッシュすることができ、モチベーションの向上や生産性の向上を促すことができるでしょう。

この制度を導入した結果、売上を160％も成長させることができました。

事例②日立物流ファインネクスト株式会社

日立物流ファインネクスト株式会社では、「業務が忙しい日をあえてノー残業デー」にするという取り組みを図っています。

その結果、業務の多いときにこそ業務効率化を意識し、こうした意識の高まりにより他の業務が多くない日にも波及効果を及ぼし、結果的に残業を大幅に減らすことができました。

事例③ビッグローブ株式会社

ビッグローブ株式会社では、「従業員全員が集まる朝のミーティングで、従業員がその日の予定退社時刻を宣言する」という制度を設けています。

これにより、周囲の人に気兼ねすることなく自分の好きな時間に退社できたり、退社時間を早める意識が高まるといった効果が期待できます。

時間外労働を削減して生産性向上につなげよう

会社の生産性を向上させるためには、時間外労働の削減が必要ということがわかりました。

これらを上手に削減するためには、労働者目線で時間外労働が発生する原因を探り、それに合った解決方法を考える必要があります。

また、会社の特徴を踏まえながら取り組みや制度を導入し、従業員からのフィードバックをもらいながら随時見直していきましょう。

本記事を参考にして、ぜひ時間外労働の削減に取り組んでみてくださいね。