人手不足が引き起こすオーバーワークとは

オーバーワークとは働き過ぎの状態を意味します。残業時間や休日出勤などでプライベート時間が取れないといった状況はオーバーワークに該当し、一部の企業で問題視されている課題です。

オーバーワークの原因の１つとして人手不足があげられます。人手が足りないため１人当たりの業務量が多くなり、仕事が積み重なると最終的には個人のキャパシティを超えてしまうでしょう。欧米に比べて日本の企業はオーバーワークが多いとされており、国としても働き方改革などの対策を講じてきましたが、未だ多くの企業でオーバーワークは問題視されています。

いわゆる「ブラック企業」と呼ばれる会社では通常時でもオーバーワークを強いられ、繁忙期はもっと酷くなるケースが多々あります。そのため従業員の離職率が上がるうえ、退職することでさらに人手不足を引き起こし、会社の状況は悪化し続けてしまうでしょう。

採用によって人手を増やそうとすればコストがかかり、人材育成もままならないので問題は解決されません。オーバーワークの問題は根本的な部分からの改善が必要といえます。

人手不足だけではない！オーバーワークを引き起こす原因

企業によってオーバーワークを引き起こす原因はさまざまです。しかし、特にオーバーワークの原因とされる事象を以下の項目で解説します。

残業が当たり前の環境になっている

残業が当たり前の社風ではオーバーワークになるのは当然です。残業が当たり前である環境には以下の具体例が挙げられます。

どの状況も自分の力だけでは解決することができないため、オーバーワークの改善が進みません。特定の部署のみで起こっている可能性もあるため、オーバーワークである状況に気付かないケースにも注意が必要です。

スケジュール管理が適切におこなわれていない

スケジュール管理によるオーバーワークも軽視してはいけません。スケジュール管理の問題は、主に細かい雑用を多く任せられる新規雇用社員が陥りやすいです。慣れない業務のため何から処理していいのか分からず、優先順位を付けられないため無駄に時間を割いてしまっている可能性が高い傾向にあります。

また、人手不足によるオーバーワークを強いられている企業では、新人を教育する側の人材も確保されていないことから起こる問題でもあります。上司も自分の業務で手一杯なため面倒見てられず放ったらかし状態のケースも見受けられます。

しかし、唯一自己で解決できる問題でもあり、業務に慣れてきたら業務をスムーズに遂行できるようスケジュールを組み立てることで改善が可能です。

関係者との連携がうまくいっていない

仕事関係者との連携が非効率であることもオーバーワークを引き起こす原因の１つです。「担当者が約束の期日や時間を守ってくれない」「期日ギリギリの業務を言い与えられる」「関係部署と情報の共有がうまくできていない」などの理由から余計な業務が増えてしまいます。

場合によっては上司に厳しい締め切りやノルマを課せられ、柔軟に対応してもらえないどころか追い詰めてくるような高圧的な態度を取られるケースもあります。お互い業務がスムーズに遂行できるよう、関係者とは普段から良好な関係の構築が必要です。スケジュールの調整などを柔軟に対応してもらえるよう、積極的にコミュニケーションを取りましょう。

オーバーワークが引き起こす問題

オーバーワークが続くことでさまざまな面で問題が発生します。たとえば仕事や生活、健康状態などです。仕事面では集中力やパフォーマンスが低下し、単純なミスの増加や生産性が低下するでしょう。

オーバーワークを強いられている従業員は精神的な余裕がないため、人間関係にも悪影響を及ぼし、良好な人間関係を築けない可能性も大いにあります。生活面では眠れないことが原因で疲労が蓄積し、不眠症などストレスからくる健康障害に陥るケースもあります。

オーバーワークになりやすい人の特徴としては自己評価の低い人、責任感の強い人などが挙げられ、どちらも多くの業務を請け負ってしまいがちなタイプです。双方のタイプはオーバーワークによる心身の変化さえ自己認識できないケースも多い傾向にあります。

長期化すると心身が疲弊し、うつ病や最悪な場合過労死など、働けない状態に陥ってしまうケースもあるため注意が必要です。オーバーワークは従業員にとってメリットがひとつもなく、デメリットしかありません。

人手不足によるオーバーワークを解消する方法

人手不足が原因でオーバーワークを引き起こしてしまっている状況に対して最適な解決策があります。オーバーワークによる問題を解決し、負担の軽減や生産性の向上を目指した労働環境の改善につなげましょう。

外部リソースを活用する

外部リソースを活用すると社内の業務負担を軽減できるため、人手不足の解消を実現可能です。人事採用や人材教育などにかかるコストも削減できます。ただし、自社内でまかなえる業務まで外部に委託してしまうと返ってコストがかかったり、業務効率の低下につながったりする可能性もあるため注意が必要です。

また、外部への委託により情報漏洩のリスクもあるため、セキュリティが万全であることを確認してから始めるのが最適です。現状の課題を洗い出してどのような業務をアウトソースするのか、またはどこの業者に委託するのか慎重に判断しなければなりません。一部の業務や繁忙期のみの活用でもオーバーワーク解消の効果はあります。

効率化できる業務がないか見直す

現状の課題を洗い出したら、効率化できる業務がないか見直しと改善策の立案に取り組みましょう。

自動化できる業務があった場合は自社に適したシステムを導入し、社員の業務負担を軽減すると能率的に人手不足を補えます。社員側も業務時間が短縮されると残業時間が減るため、プライベート時間の確保により健全な状態を取り戻せます。

スケジュール管理やスキルアップなど、従業員側も自身でできる範囲の効率化をはかると効果的です。自ら行動することで社内評価がアップし、モチベーションの向上も期待できます。

従業員の待遇を改善する

従業員への待遇改善もオーバーワークを解消する施策です。従業員の待遇を改善する方法として、給与や昇給制度の見直しが挙げられます。企業側が従業員を正当に評価し、成果に応じた報酬を支払っているかの確認が大切です。

社会保険や厚生年金はもちろん、扶養手当や時間外手当、休日出勤手当などの福利厚生も見直す必要があります。従業員の満足度向上が生産性の向上に大きく関与するため、待遇の見直しと改善は重要です。

少子化により人口減少が深刻化する中、企業の人手不足は今後も長く続くと予測されるため、現社員の存在は重要であると考えられます。社員に寄り添った良い待遇は求職者にとっても魅力的であり、就職希望者の増加、または優秀な人材の獲得にもつながります。

従業員が働きやすい環境に整える

従業員が働きやすい環境を企業が整えることで人材の確保と離職者の減少が期待でき、オーバーワークの改善につながります。従業員がパフォーマンスを発揮できる環境であれば生産性向上も実現可能です。環境を整える具体例として、教育環境の整備や上司とのコミュニケーションが取りやすい環境づくりなどが挙げられます。

長引く新型コロナウィルスの影響を受け、現代では働く場所を選択できる環境を整えている企業が増加傾向にあります。また資格取得支援制度を導入し、従業員のスキルアップを支援する働きもあるため、さらに資格手当などをつけると従業員のモチベーションは向上するでしょう。

採用活動を改善する

採用活動の改善もオーバーワーク対策の１つです。規模が小さい企業ほど人手不足が深刻化する傾向にあり、求人を増加しているのにもかかわらず就職希望者は募集人数を下回っているのが現状です。そのため、採用活動を改善することで従業員の増加を実現できます。

新卒の若手社員の募集人数や数年以内に定年退職する人数など、企業の将来を見据えて長期的な採用計画の立案が望ましいです。シニアや外国人の積極的雇用については企業が求めているスキルを持ち合わせていれば採用することも視野に入れると良いでしょう。

また、時代の変化に伴い採用計画の改善を心掛ける必要があります。採用活動に多数の求人サイトを利用している場合は無駄にコストがかかっている可能性があるため定期的な見直しが必要です。

人手不足のオーバーワークは放置してはいけない

オーバーワークとはプライベートの時間を確保できず、働きすぎている状態を意味し、一部の企業が抱える大きな問題です。ストレスによる健康障害や業務の非効率化を引き起こす前に、オーバーワークの原因を探りつつ早い段階で対策に取り組む必要があります。

オーバーワークの解決策としては従業員への待遇改善や働きやすい環境の整備などが挙げられます。従業員が働きやすい環境を整えることで能力を最大限に発揮し、生産性向上や企業のイメージアップを目指しましょう。