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業務プロセスを改善する方法をわかりやすく解説|成功のポイントも

SAL編集部
SAL編集部
業務プロセスを改善する方法をわかりやすく解説|成功のポイントも

業務プロセス改善とは企業の目的達成に向けて、効率化やコスト削減などの目標を掲げて改善を進めることです。業績向上やリスクマネジメントにつながるため、多くの企業で取り組みが進められています。

業務プロセスの改善は組織にとって非常に重要な要素ですが、単に取り組みを進めるだけでは意味がありません。改善する手順を把握したうえで自社に合わせた取り組み方を考える必要があります。そこで本記事では業務プロセスを改善する方法や成功のポイントを解説します。

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業務プロセス改善とは

業務プロセス改善とは企業が経営目的を達成するために、効率化やコスト削減などの目標を持って改善を進めることを意味します。リスクの削減も改善に該当し、結果的により少ない資源で大きな利益を生むという環境を構築していくのが、業務プロセスの目的です。

時代の変化とともに生じる新たな課題に対応するためには、定期的な業務の見直しを行う必要があります。業務プロセス改善を行うには現状把握や課題選出、そして実際に改善実行するまでの流れを順序立てて取り組んでいくことが基本です。目標やスローガンを提示するだけにならないよう施策は具体的に取り組みましょう。

BPRとの違い

BPR(ビジネス・プロセス・リエンジニアリング)は業務プロセス改善と似たような意味合いです。BPRと業務改善プロセスの違いは課題解決の範囲です。業務プロセス改善が現状の課題を洗い出し、部分的な解決に取り組むのに対して、BPRは対象となるポイントや改善する範囲が広い取り組みを意味します。BPRとは業務改善プロセスから一歩踏み込んだ取り組みであり、企業体制や戦略を根本的に再構築するものといえます。

業務プロセスを改善するメリット

多くの企業が業務プロセス改善への取り組みを進めているのは、目的やメリットがあるためです。メリットを把握することで、企業における業務プロセス改善を具体的にイメージできます。

業績が向上する

業務プロセスの改善は業績の向上につながります。前提として、業績の向上を実現させるためには、従業員と組織全体の生産性を上げる必要があります。少ない資源で多くの成果を得る、または資源を最小化することが生産性の向上につながるため、業務プロセスを改善することで業務効率化の実現が可能です。

業務効率化が実現するとサービス品質の向上が促進され、顧客満足度向上にもつながります。従業員に働きやすい環境を提供できることで従業員の満足度向上にも期待できるでしょう。

リスクマネジメントになる

リスクマネジメントとはリスクを管理する体制を意味し、業務上で生じるリスクを最小限に抑えるものです。業務プロセス改善の取り組みの中で課題を洗い出す際、コンプライアンスや外部環境の変化、情報漏洩など企業を取り巻くリスクを発見することがあります。そのため、あらゆるリスクを社内全体で共有と把握ができます。

また、業務プロセス改善には属人化の防止効果もあり、万が一に優秀な人材の退職がある場合でも、業務の進行に支障が出ないよう対策可能です。

業務プロセス改善を行う際、IT技術を導入するだけでミスを防げます。計算や連絡業務のように連続的な大量業務をこなすには人間の手よりも機械の方が向いているしミスが出にくいです。

業務プロセス改善を実施する流れ

業務プロセスの改善には手順があります。理解を深めることで、効果的な施策を実現できます。業務プロセス改善を実施する流れは以下の通りです。

ステップ①現状を把握する

まずは社内の現状を把握します。どんな企業や部署にも大小さまざまな課題があるはずです。現状の業務において「どの部分に手間やコストがかかっているのか」「無駄になっている業務がないか」など、従業員からのヒアリングや業務データから分析していきます。

ルーティン化している業務の中には必要のない業務が潜んでいる場合もあるため、客観的な視点で見る必要があります。不要な業務は取り除き、非効率的な業務の見直しを行いましょう。

IT技術の導入やアウトソーシングを考えている場合は、どの業務にどんなシステムを導入するのが効果的か、どこの業者に業務をアウトソーシングするべきかを慎重に判断する必要があります。判断を誤ると返って大幅なコストが発生してしまう場合があるため注意しなければなりません。

ステップ②優先順位の高い課題から着手する

見つけた課題を整理し、解決するための優先順位をつけます。ただし、大きな効果を期待して大規模な課題を優先してしまうと、ほかの課題に取り掛かれない可能性があるため、順位決定には気を付けましょう。小規模でも効果の期待できるものから取り掛かる方が従業員のモチベーションが持続します。

優先順位を付けたら順位の高い順に着手しましょう。比較的に業務量の多い業務から着手するのも効果的です。

ステップ③KPI・KGIを設定する

KPIとKGIを具体的に設定していきます。KGIとは重要目標達成指針であり、KPIとはKGI達成のための基準のなる指針です。最終的な改善目標を設定し、達成に向けて小さなゴールを設定することを意味します。

目標を達成するまでの分析や改善の繰り返しはKPIを設定することが有効的です。プロセスの進行度や問題点が可視化されることにより社内で情報共有できる状態になります。

ステップ④改善方法を実行する

実際に改善に取り組みます。設定したKGI・KPIを元に効果を測定し、結果を用いて評価を行います。KPIの目標値に達していなければ再度細かく見直し、施策の繰り返しが必要です。最初から目標通りにいくことは稀であるため、最初から理想に達していない場合でも問題ありません。業務プロセスの改善が成功したとしても定期的な見直しが重要です。

業務プロセス改善を成功させるポイント

業務プロセス改善を行う中で、自社なりの取り組み方で進行するのもひとつの手段です。しかし、成功させるポイントをおさえることで、効率よく目標を達成できます。そこで、ここでは業務プロセス改善を成功させるポイントを紹介します。

業務プロセスを可視化する

現状の業務プロセスを可視化すると、社内で情報を共有でき、企業が目標とする全体像の把握もできます。どこに欠点があるのか、どの部分が業務効率を上げているのか経営層だけでなく従業員も把握可能です。

ツールを活用すると、プロセスを可視化しやすいです。ツールで図式化することによって問題点や進行状況、成果などを可視化し、企業全体での情報共有をはかれます。

改善理由を従業員に共有する

改善理由を従業員と共有するのは、非常に重要な要素です。業務プロセスを改善するには組織が一体となり、同じ方向に意識を向けなければうまくいきません。

情報を共有する際は、改善の目的である労働時間やコストの削減、IT技術の導入による業務負担軽減など、労働環境を改善していくという内容を具体的に伝えるのが最適です。

改善理由が労働環境の改善であれば、多くの従業員が関心を示すでしょう。そして改善後にはどんなメリットがあるかを伝えると、従業員からのエンゲージメント向上が期待できます。

PDCAを回す

PDCAサイクルを構築し、検証と改善を繰り返します。施策の改善がどのような結果をもたらすのかを突き詰めれば、業務プロセスの改善は成功します。

一方で、業務プロセスに改善がなければ内容の見直しを検討すると良いです。自社に最適なフレームワークを構築し、達成度を確認しながら完成度を高めていきましょう。また、積極的に業務プロセスの可視化を行うことで、改善効果のある施策をたてやすくなり、効果的なPDCAに取り組めます。

生産性の向上には業務プロセスの改善を

業務プロセス改善とは企業における経営目的の達成に向けて、目標を持って改善を進めることです。業績向上やリスクマネジメントにつながるため、多くの企業が取り組みを進めています。

しかし、改善を実現するのは簡単ではなく、試行錯誤する時間や手間が必要です。業務プロセスの改善を成功させるためにも、プロセスの可視化や改善理由の共有などのポイントを意識して取り組みを進めましょう。

この記事を書いた人

SAL編集部
SAL編集部 SAL henshubu

株式会社SAL

ピボットCEO(しよー)のSAL編集部は、不確実性が高まる時代において、変革を目指す経営者を応援するメディアです。自社経験に基づくノウハウで、中小企業が変化しやすい組織づくりを支援する「remodooo!」を提供するSALが編集する、主に会社経営者向けのコラムサイトで、お役立ち記事を配信しています。