業務改善とは

業務改善とは、事業における課題の発見と解決を行い、効率化を目指す取り組みを意味します。具体的には業務の目的やフロー、内容の見直しと改善を行います。業務の改善に成功すると、業務効率化や生産性向上により従業員の負担や作業時間の削減が期待できるでしょう。

技術レベルの急速な発展や消費者のニーズが激しく変化する現代において、企業がより多くの利益を獲得するには質の高い商品を販売するだけでは足りません。消費者との良好な関係の構築はもちろん、他社との競争に勝つには業務における課題を解決し、改善する必要があります。

また、労働人口が減少する現代では、1人あたりの生産性を向上させなければ今以上の成果を出せないため、業務の改善は多くの企業から重要視されています。

業務改善の実施手順

業務改善は以下の手順で進行します。

まずは自社における現状の把握です。どのような業務フローであるのか、どんな作業の効率が悪いのか課題を見つけます。見つけた課題に対し、自社の目的や方針に沿って業務改善の目標を設定し、改善するべき箇所の浮き彫りと対策方法を考えます。

すべての課題解決へ同時に取り掛かると早期の段階で成果が現れにくいため、優先順位の決定が必要です。取り組みやすさや効果の大きさ、費用を基準に優先順位を決めます。その後、課題の解決に向けた計画を立案し、マニュアルに落とし込みます。

計画に沿って対策を実行し、成果が現れれば業務改善は成功です。実行の都度、改善を繰り返すことでより精度の高い施策を実現できます。

業務改善でフレームワークを活用するメリット

業務改善でフレームワークを活用するメリットは以下の通りです。

業務改善に成功すると無駄な工程を省けるため、これまで余分にかかっていたコストを削減できます。固定費を削減すれば企業の利益は向上するため、業務改善は大きなメリットと言えます。

また、業務工数が少なくなることで従業員の負担を軽減でき、モチベーション向上も期待できるでしょう。業務の負担が減り、作業時間が減るとなれば企業に対する従業員のエンゲージメント向上も考えられます。その結果、1人あたりの生産性が高まれば企業の成長を促進するのは間違いありません。

業務改善に活かせるフレームワーク10選

BPMN

BPMN（Business Process Modeling and Notation）とはビジネスプロセスモデリング表記法を意味し、誰が見ても業務フローを理解でき、一定の質を担保したまま業務を遂行させるためのフレームワークです。BPMNでは記号を用いて情報を表現しますが、記号の意味が分からなくても内容が理解できるようになっています。

見る側への配慮として、分かりやすいように図や矢印で業務フローが記載されているため、誰でも内容を理解できます。社内での業務連絡を簡単に共有することができ、業務プロセスも分かりやすく可視化できる点がBPMNのメリットです。

MECE

MECE（ミ―シー）とは「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」の頭文字からなる造語であり、重複せずに抜け漏れもない状態を意味します。

業務改善にはさまざまな課題がありますが、課題の中には複雑な形をしたものも含まれる場合があります。複雑な課題を解決するには論理的に考える必要があり、MECEというフレームワークの活用で重複作業が続くと何度も同じことを繰り返すことになります。

ただし、MECEが適応しない事象もあるため、使用する際は目的を確認する必要があります。

KPT

KPTとはKeep・Problem・Tryの頭文字からできた造語であり、現段階で遂行する業務を振り返り、問題を解決するためのフレームワークです。Keep・Problem・Tryはそれぞれ以下のような意味を持ちます。

3つの項目を洗い出し、取り組みを進めることで業務改善を実現します。業務を分解して整理すると次にどのようなアクションを取るべきか明確化するため、業務改善には最適のフレームワークです。業務における課題の早期発見や従業員どうしのコミュニケーション活性化に役立つメリットがあります。

5W2H

5W2Hとは以下にある7つの要素の頭文字からなる造語です。

それぞれの要素を深堀ることで業務をより具体的に明確化でき、長所と短所を確認できます。また、業務において次は何をすれば良いのか具体的に明らかになるため業務の段取りが良くなり、業務効率化や生産性向上につながります。

マンダラート

マンダラートとは目標設定に活用されるフレームワークであり、3×3マス目を活用して良いアイデアや発想を生み出します。

まずはメインテーマをマス目の中心に置き、周りの8マスに連想されるテーマを埋めつくします。次に、連想テーマを中心に置き、前述したことと同様の作業を行うと、発想の幅が広がり、思考の整理が可能です。

企業における業務をテーマとしてマンダラートを活用すると、改善策や代替え案などを発見でき、業務改善を実現できます。テーマを連想させる際は具体性を意識して取り組むと、より足りない部分が明確になります。

4象限マトリクス

4象限マトリクスは時間管理のフレームワークであり、物事の優先順位を決定できます。業務は限られた時間の中で取り組む必要があるため、いかに効率よく業務を終わらせるかがカギとなります。業務効率化を目指すには優先順位の決定が必要であるため、4象限マトリクスを活用することで業務改善を実現可能です。

4象限マトリクスでは「重要性」と「緊急性」の2項目で業務内容を4つに分類します。もっとも優先順位の高い業務は重要性かつ緊急性の高いものであり、反対に優先順位が低い業務は重要性かつ緊急性が低いものです。取り組むべき課題を優先し、残りはアウトソースするなどして業務効率化を目指せます。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは以下にある要素の頭文字からなる造語です。

Planの段階では現状の確認や改善するべき箇所を確認して戦略を立てます。立てた戦略をもとにDoでは実際に行動を起こし、Checkにて戦略で得た結果の確認です。ActionではPlanの段階で立てた戦略への対策と改善案を考えた後は、再度Planに移り繰り返します。

PDCAサイクルを回すことで現状の課題がクリアとなり、どの部分を改善するべきか明確化します。また、PDCAを活用する際は目的と期間を設定することで効率よく業務の改善を実現可能です。

ロジックツリー分析

ロジックツリー分析とは業務にある問題や課題を分解して階層ごとに整理することで、解決策を考えるフレームワークです。階層ごとの分解は5段階以上にするのが一般的であり、業務の課題を細かく分解することで改善につながる案を把握できます。

また、ロジックツリー分析では問題を分解するだけでなく、解決策も階層ごとに細かくして課題改善を実現します。課題を分解する際は深堀るごとに具体性を持たせることで、効果的な解決策を立案可能です。

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析とは取り組みを細分化し、それぞれを深堀るフレームワークです。業務における良い部分と悪い部分を把握し、改善することを目的としています。細かく取り組みを分けることで、どのプロセスに問題があるのか、どこを改善すれば業務は改善されるのか把握できます。

特に業務における悪い部分を明確化できる点は大きなメリットであり、効率よく業務の改善が可能です。良い部分を改善するよりも、悪い部分を改善した方が施策効果は得られやすいです。

ECRS

ECRS（イクルス）とは下記の要素の頭文字からなる造語です。

ECRSは業務改善のフレームワークであり、業務の効率化や生産性向上に大きく役立ちます。取り組みをはじめる際は、まず業務の一覧表を作成し、目的や頻度、所要時間など分野ごとに業務を分類します。

次の段階では、定期的に行う業務と普段は行わない業務とで分け、時間がかかっていそうなプロセスの発見です。業務の効率が悪い原因をECRSに当てはめることで業務の改善を図れます。

業務改善でフレームワークを活用する際のポイント

単にフレームワークを活用するだけでは効果が得られず、時間を無駄にしてしまう可能性があります。業務改善でフレームワークを活用する差はポイントを意識することで、理想とする結果を得られます。ポイントは以下の通りです。

実施目的を明確にする

業務を改善したいのであれば、軸となる目的を明確にする必要があります。進むべきゴールが定まっていないと、取り組みを進めるなかで企業は目的を見失ってしまうでしょう。目的に沿って取り組みを進めると、自社に足りないものや「生産性を低下させる業務」「従業員への負担が大きい業務」など必要のない業務などがはっきりし、改善へとつながります。

QCDのバランスを保つ

QCDとは以下の要素からなる造語です。

フレームワークを活用する際はQCDへの意識が必要であり、業務を改善するうえで重要な3つの要素を指します。

3つの要素はトレードオフの関係にあり、品質が高く成れば予算の高騰と納期の伸びが予測され、予算を下げれば納期は縮まりますが、品質は低下するでしょう。どれかが上がると何かが下がる関係にあるため、QCDをバランス良く保つことで、顧客に対してより良いサービス提供が可能となるうえ、企業の価値も高められます。

長期的に取り組む

業務改善に向けた取り組みはすぐに成果が表れないため、長期的な取り組みが必要です。特にフレームワークの活用は簡単にできる訳ではなく、長期的に試行錯誤しなければ中途半端な施策に終わります。

また、従業員への浸透も時間がかかるため、長期的な取り組みは必須といえます。現場からの意見を聞くと、社内で進めている取り組みに効果があるのか明確化するうえ、課題の改善にもつながるのでおすすめです。

すぐに実施できる！業務改善の手法3選

無駄な業務を削減する

不要な工程により業務の効率悪化や負担の増加が予測されるため、業務改善で効果的な施策が無駄な業務の削減です。無駄な業務が作業工程にある分、時間だけでなくコストも無駄にしてしまう可能性も高く、メリットはひとつもありません。

反対に、無駄な業務を削減できれば従業員にかかる負担や不要なコスト、余計な作業時間を削減可能です。そのため、早期の段階で業務改善を目指したい企業は無駄な工数の削減をすると、生産性向上を実現できます。

業務を外注する

自社の業務を代行してもらえる業務のアウトソーシングも、業務改善に効果的な施策です。単純作業や誰でもできる簡単な業務を外注することで、空いた時間を使って従業員は自社にしかできないコア業務に注力できます。

また、豊富なノウハウが必要な業務も外注することで業務の効率を高められます。精通していない業務には時間と手間がかかるうえ、人材育成にコストが必要です。外注すればコストや作業時間の削減、効果的な施策が可能であるだけでなく、ノウハウの蓄積も期待できるケースがあります。

適切な人材配置ができていない企業はアウトソーシングを利用することで生産性向上が期待できます。

業務を標準化する

業務の標準化もすぐに業務改善の成果を発揮できるひとつの施策です。業務の標準化とは、すべての従業員が一定以上の質で作業できるよう業務手順の明確化やマニュアルの完備などを意味します。業務を標準化すると作業内容や手順にバラつきが発生しにくくなるうえ業務の効率化に期待でき、常に一定以上の質の担保も可能です。

特に属人に依存した業務プロセスは、専門の従業員が退職した場合に業務効率の悪化が危険視されます。マニュアルを完備すれば業務が属人化することなく、従業員の退職で作業の流れがストップするリスクは軽減されるでしょう。

フレームワークの活用で効率的に業務改善できる

業務改善に役立つフレームワークには、BPMNやMECEをはじめ、数多くの種類が存在します。自社に適したフレームワークの採用や従業員へのフレームワークの浸透には手間と時間がかかるため、長期的な取り組みが必要である点に注意しましょう。