採用代行アウトソーシングとは？メリットや業務内容を解説

採用代行アウトソーシングとは

採用代行アウトソーシングはRPOと呼ばれています。RPOとは、「RecruitmentProcessOutsourcing」の略語で、採用プロセスの一部の作業を外部のチームに委託することです。例えば、応募受付から面接の日程調整などの一部の業務を外部に委託したり、採用オープンやクローズに伴う各所とのやりとり、職務要件・人材要件の管理などです。

専門スキルやノウハウを持っている外部のパートナーに委託することで、効率化や製品の質の向上を図り、採用担当者は他の業務に集中することができます。

採用代行アウトソーシングの業務領域

採用代行アウトソーシングで委託できる業務は、候補者管理や面接日程の調整など、事務的な業務だけではありません。

採用計画や課題分析のような、コンサルティングに近いものから、書類選考や面接、内定後な研修までさまざまな業務を委託することが可能です。

ここでは、一般的な採用業務のプロセスに沿って、採用代行アウトソーシングで委託できる業務を紹介していきます。

採用計画や応募者管理に関する代行

採用計画や応募者管理に対する代行の内容は、以下の通りです。

・募集計画の立案から、実際の集客に活用する求人サイトやダイレクトソーシングサービスの選定

・求人広告・求人票・スカウトメールの作成

・インターンシップや企業説明会

・各種採用イベントの企画・運営

・リクルーターの選抜

上記のような、人材募集に関わるさまざまな業務を委託することができます。多くの採用代行アウトソーシングは、採用チャネル選定に関するノウハウや求職者の動向、採用市場のトレンドを把握しているので、集客力の向上が期待できます。

選考や内定に関する代行

選考や内定に関する代行の内容は、以下の通りです。

・書類選考や筆記試験

・Webテストの実施・運営

・面接会場の設定

・面接当日の受付や案内

・各選考段階における成績管管理、合否連絡

選考における周辺業務の委託が一般的ですが、採用のコア業務とされている面接や合否決定を採用代行アウトソーシングに委託することも多くみられます。

採用計画に関する代行

採用計画に関する代行の内容は、以下の通りです。

・現状の人材採用や人材活用に関する課題抽出

・各種採用施策に関する費用対効果の分析

・採用管理システム（ATS）の選定・導入支援

・転職エージェントや求人メディア運営会社のコントロール

・SNSやオウンドメディアを中心とした採用広報施策の企画立案

・社員定着率向上施策の企画立案

・面接官・採用担当者・リクルーターの選定とトレーニング

主に人事・採用コンサルティングと呼ばれる領域に近い業務を委託することも可能です。しかし、単純な事務的業務の代行ではないため、すべてのアウトソーシングスタッフが対応できるわけではないことを踏まえておきましょう。

採用代行アウトソーシングを活用するメリット

採用代行アウトソーシングを活用するメリットは以下の通りです。

• コスト削減
• コア業務への集中

採用代行アウトソーシングを活用し、コスト削減やコア業務へ集中することで、業績の向上につながるでしょう。それぞれ詳しく説明します。

コスト削減

採用代行アウトソーシングを活用するメリット1つめは、コスト削減が挙げられます。

アウトソーシングと聞くと、コストがかかるというイメージが強いですが、実際はそうではありません。

採用にかかるコストをトータルで考えた場合、自社で応募者を管理する手間が省けたり、時間や手間を大幅に削減できるので、大きなコスト軽減につながります。

コア業務への集中

メリット2つめは、コア業務に集中できることが挙げられます。

採用代行アウトソーシングによって、人事本人が行う必要のない業務をアウトソーシングし、必ず必要になるコア業務に集中することができます。

コア業務に集中することで、採用後のミスマッチや、優秀な人材を見極めるための時間を確保できます。

採用代行アウトソーシングを活用するデメリット

採用代行アウトソーシングを活用するデメリットは、以下の通りです。

• 社内にスキルが溜まらない
• コストや工数がかかってしまう

それぞれ詳しく説明します。

社内にスキルが溜まらない

採用代行アウトソーシングを活用するデメリット1つめは、社内にスキルが溜まらないことが挙げられます。

アウトソーシングとは、「自社では行わない」という意味があります。自社で採用業務を行わないため、社会にノウハウやスキルは溜まりません。

代行アウトソーシングを利用している間は順調に進んでいても、契約解除後に同じような採用活動を行うのが難しい可能性があります。

コストや工数がかかってしまう

デメリット2つめは、コストや工数がかかってしまうことが挙げられます。

アウトソーシングに委託することで採用コストを削減できる場合もありますが、逆にコストが膨らんでしまうケースも少なくないでしょう。

各アウトソーシング会社が設定している料金を把握し、現状の採用コストと比較検討したうえでアウトソーシング先を決めることが大切です。また、自社内で完結する業務と委託する業務を明確に切り分けが行われていない場合、業務を進める際に混乱しやすくなり、アウトソーシングをしたことで逆に工数が増えてしまったという事態に陥る可能性があります。

採用代行アウトソーシングを選定する際の注意点

採用代行アウトソーシングを選定する際の注意点は、以下の通りです。

• 委託する業務内容を明確にする
• 求める人物像を明確にする

メリット・デメリットと合わせて把握しておくことで、スムーズに導入することが可能です。それぞれ詳しく説明します。

委託する業務内容を明確にする

採用代行アウトソーシング会社によって、サービスのラインナップが異なるものの、幅広い業務を委託することが可能です。すべての業務が採用に関係するため、各業務が密接的につながり合っています。そのため、一度委託すると「あの業務も…」と委託する業務の幅が広がり続けてしまう可能性も考えられます。

業務を委託する前に、自社で行う業務と委託する業務の範囲を明確に定めておきましょう。そして、自社の従業員と採用代行アウトソーシングの従業員双方に対して正確に伝えることが大切です。

求める人物像を明確にする

書類選考や面接を委託する場合、求める人物像や業務で必要とされるスキルを明確にしておきましょう。

そして、それを委託先に共有しておくことが大切です。その際は、抽象的な表現ではなく、具体的な言葉で言語化し、詳細なペルソナを共同で査定する機会を設けておくと入社後のミスマッチ削減にもつながります。

また、採用計画などを単純に受け取るだけではなく、委託先とのミーティングやディスカッションを重ねることで、施策に対して共通認識の構築を行うことが大切になります。

採用代行アウトソーシングを上手く活用することで生産性が向上する

採用代行アウトソーシングは、採用活動を外部に委託するものです。採用活動を行ううえでネックとなる業務を依頼しましょう。

採用代行アウトソーシングを利用することで、効率的に採用活動を進められること以外にも採用後の離職を減らすことも期待できます。

もちろん代行してもらうことによるメリット・デメリットは存在するので、どの範囲で利用するのかを明確にしましょう。

ぜひこの機会に、株式会社SALの採用代行サービスを検討してみてくださいね。