ITアウトソーシングとは？企業が導入する際のメリットや注意点を解説

ITアウトソーシングとは

ITアウトソーシングとはITに関する業務を専門的な知識のある業者に業務を委託することです。ITアウトソーシングにはいくつか種類があり、企画立案や要件定義、開発、運用などの業務すべてを外部委託する「フルアウトソーシング」や顧客からの問い合わせやクレーム対応などを外部に委託する「ヘルプデスク」など、委託形態は企業によって異なります。また、「テクニカルサポート」や「システムマネジメント」など、ITアウトソーシングで委託できる業務内容も会社によって異なります。

ITアウトソーシングが注目される理由

日本の企業では少子高齢化によって人手不足が深刻化しているため、多くの業界でアウトソーシングが活用されています。特に専門的な知識やノウハウを必要とするIT業界では人材育成にも多くの時間とコストがかかるため、アウトソーシングはあらゆる企業で必要とされているのです。IT分野が不得意な企業は教育や採用に余計なコストがかかってしまい効率的な取り組みを進められない場合があるため、IT業務を専門企業の外部委託する企業が多く存在します。

ITアウトソーシングの種類

ITアウトソーシングの種類はさまざまであるため、委託内容を自由に決定できます。自社に適した委託先にアウトソーシングできるようどんな種類があるのか把握することが大切です。ITアウトソーシングには以下のような種類が挙げられます。

フルアウトソーシング

一部の業務をアウトソーシングするのではなく、企画立案や要件定義、開発などの業務機能をほとんどアウトソーシングする形態をフルアウトソーシングと呼びます。企画から開発などを一貫してすべて委託する場合もあり、ITアウトソーシングの場合はシステム導入後から運用までが委託業務に含まれています。

運用アウトソーシング

サーバーやシステムの運用業務を中心とした外務委託を運用アウトソーシングと呼びます。サーバーやOSなどを中心にインフラの運用業務を委託するケースが多いです。

近年、顧客管理システムを導入したものの使いこなすことができずに放置されてしまい、セキュリティ上に問題を抱えているケースが見受けられます。運用アウトソーシングを行うことで、誰も使っていないシステムで分からなかった技術的な問題を解決可能です。

ポスティング

サーバーや運用、機能強化、保守などを委託する形態をポスティングと呼びます。自社にサーバーを設置して運用する企業である場合、メンテナンスで問題が発生した際は一時的にサーバーを停止し、、サービス全体をストップしなければなりません。

しかし、ポスティングのように外部のサーバーを借りることで、サービスをストップするような事態を避けることができます。そのため、ポスティングをする多くの企業は、自社におけるサーバーの管理や保守にかかるコストの削減と安定した運用を目的としています。

ハウジング

サービス事業者が提供しているデータセンターにサーバーや通信機器を間借りする形態をハウジングと呼びます。ポスティングでは借り受けるものが専門業者のサーバーであるのに対し、ハウジングでは自社がサーバーを準備してサービス事業者に預けることです。ハウジングにおいては自社がサーバーの所有権を持っていますが、トラブルやメンテナンスに関しての対応は設置先である専門業者に任せるケースが多い傾向にあります。

ITアウトソーシングを活用するメリット

ITアウトソーシングをうまく活用するにはメリットを最大限に生かす必要があります。自社で事業拡大に効果的な取り組みを進められるよう、ここではITアウトソーシングを活用するメリットを解説します。

ITコストの削減ができる

アウトソーシングを活用することで、担当者が担っていたトラブル対応や問い合わせ、システムの運用、管理にかかるコストを削減できます。また、人材の育成や知識のある人材を雇用するなどのコストも削減可能です。システム管理に必要であった人材の配置、割り当て時間を他の業務に振り分けることで、企業の効率が上がる可能性もあります。

コア業務に集中できる

多くの企業ではトラブル対応の問い合わせや保守管理など、コア業務以外に多くの時間を使ってしまうケースが見受けられます。アウトソーシングを活用すると自社のコア業務に集中できるようになるため、新しい技術や知識の学習に多くの時間を使うことができるメリットが得られます。また、コア業務は直接企業の利益につながるため、アウトソーシングにかかる費用を最適化して取り組みを進めた場合、大きな成果が期待できるでしょう。

業務効率化につながる

システムの保守管理などにかかるコストを削減することで担当者はコア業務に集中できるおうになるため、結果的に業務の効率化につながります。また、アウトソーシングの活用により人材育成にかかる時間を削減できるため、より自社にとって重要な業務に時間を使うことが可能です。

ITアウトソーシングを活用する注意点

アウトソーシングは自社に足りないスキルやリソースを補えるに便利なサービスですが、取り組みに失敗しないよう注意しなければならない項目がいくつかあります。ここでは、ITアウトソーシングを活用する際の注意点について解説します。

社内にノウハウが溜まらない

ITアウトソーシングを活用することでシステムの管理をほかの専門業者に任せてしまうと、従業員の成長が衰えてしまい、企業全体のノウハウが溜りません。成長の衰えは外部委託する業務の範囲が大きいほど影響が出ます。

中長期的なフルアウトソーシングである場合はノウハウが蓄積しない可能性が低い傾向にありますが、長期的にすべての業務を委託してしまうと従業員の成長が停滞することが予測されます。自社での取り組みが必要ない場合にのみ、アウトソーシングを活用するのが最適です。

セキュリティのリスクがある

ITアウトソーシングでは社内で取り扱っていた顧客情報を外部に渡すため、情報が漏れるリスクがあります。委託先の企業ではセキュリティ機能が十分でない可能性があり、情報が漏れてしまうケースが考えられます。

セキュリティの問題は多くの人に迷惑をかけてしまううえ大きな信用問題につながる可能性があるため、委託先の企業とセキュリティ上で怪しい所がないかをしっかりと確認し、情報漏洩のリスクを軽減することが大切です。

予想よりコストがかかるケースがある

委託先との打ち合わせやトラブル防止のための調査などにコストの負担がかかるため、予想よりも多くのコストがかかってしまう場合があります。ITアウトソーシングを活用する際は、自社におけるコスト面への理解と適切な委託先の選択が大切です。自社に不必要な提案をしてくる企業もあるため、後悔しないよう委託先の選定には多くの時間をかける必要があります。

ITアウトソーシングを成功させるには

ITアウトソーシングを成功させるためには責任範囲をしっかり確認することが大切です。外部委託する企業と外部委託を請け負う企業の間には、システムについての知識から責任範囲の問題が発生する可能性があります。

責任がどちらにあるか明確でないと最終的な判断がしっかりと下せないため、お互いの責任範囲を確認することが重要です。また、ITアウトソーシングを利用する際は自社の状況を理解し、得意な分野以外は積極的に外部委託をすることが利益拡大の成功を実現するカギとなります。

ITアウトソーシングのまとめ

ITアウトソーシングとはIT関連の業務を外部に委託することを意味します。専門的な知識がある企業に外部委託することで業務効率化や生産性向上を実現し、人材不足の課題解決やコア業務への注力が可能です。

ただし、自社と委託先における認識のズレが業務範囲や内容にあると、無駄な出費や時間のロスなどの大きな問題につながるため注意しなければなりません。業務を委託する際はITアウトソーシングについてよく調べ、自社の状況についても理解することが大切です。