BPOとは？意味やメリットを簡単にわかりやすく解説

BPOとは

BPO（Business Process Outsourcing）とは 企業における業務プロセスの一部を一貫して外部の企業に委託する経営戦略のこと です。アウトソーシングの中でも委託先の自由度が高く、企画・設計から実施までを外部の企業が遂行してくれます。BPOでは自社が必要とする分野の業務を専門性のある企業に依頼することができ、総務や人事・経理などの幅広い業務を委託できます。

BPOを活用した主な業務

BPOではどのような業務を委託できるのか関心を持つ方は多いのではないでしょうか。アウトソーシングを活用するにあたってどんな業務を委託できるのか把握することは大切です。BPOを活用した主な業務は以下の通りです。

マーケティング

BPOは経理や人事における業務のイメージが強いかもしれませんが、マーケティング業務も対象です。市場動向の調査や顧客管理などを委託でき、企業によっては取り組みを進める行ううえでの課題を明確にし、解決方法を提供してくれます。 近年はマーケティング戦略が重要となっており、運用のサポートを行ってくれる委託先もある ため、より効率化を高めて事業を進行可能です。

営業

営業には効果向上支援や業務プロセスの整理などの営業活動が該当します。営業は企業の根幹を担う可能性があるため、積極的にBPOを活用し、自社の成長につなげることが大切です。開発などに強い企業は営業に弱い可能性があるため、幅広い業務に対応しているBPOを活用することで弱みをカバーできます。

人事

人事には採用活動や年末調整、従業員の給与、新入社員の教育、研修などの業務が該当します。なお、BPOでは労務管理などの内部向け業務と採用などの外部向け業務の両方を対象にできます。また、近年では ペーパーレス対応や従業員のマイナンバー管理など、これまでに存在していなかった業務が発生しており、人事部門に多くの負担が増えているため、BPOの需要は増加傾向 にあります。

経理

経理には予算管理や経理業務に関するデータの入力、取引先への支払業務などの業務が該当します。経理業務は忙しい時期になると大量のデータを取り扱わなくてはならないため、BPOを取り入れて自社の負担を軽減することが大切です。

BPOの活用により 自社でデータ処理を行うよりも正確に数字を処理できます。 また、単純な業務を委託するのではなく、プロセスごと専門家に任せることで、より大きな効果が期待できます。

総務

総務には社用車の車両管理や問い合わせ窓口、文章管理などオフィス管理業務などが該当します。ほとんどの企業に共通して存在しているため、総務については多くのBPO事業者が業務領域の対象としています。総務はほかの業務との関係があるため、総務部門だけではなく自社の状況を理解して企業全体のことを考える必要があります。

BPOの特徴

BPOの主な特徴は以下の通りです。

BPO業者に委託できる業務のジャンルは幅が広く、人事や経理をはじめさまざまな業務内容に精通しています。そのため、 委託したい業務プロセスを丸ごと任せられる 特徴があります。また、BPOは労働人口が減少し続けている現代に最適なアウトソーシング手法であり、少数の人材でも事業への取り組みを進行できる点も特徴的です。

BPO導入のメリット

BPOを導入することでさまざまなメリットを得られます。メリットを把握して活かすことで生産性や利益の向上が期待できるため、ここではBPO導入の主なメリットを解説します。

人件費削減

これまで教育してきた自社の従業員に単純な業務を任せてしまうと、余計な人件費がかかる場合があります。そのため、BPOを導入することで 自社の従業員が事業拡大に必要な業務に注力できる うえ、企業の効率化を実現可能です。

企業が忙しい時期とそうでない時期がある場合、時期によっては人材が余ることで無駄なコストがかかるケースが考えられます。しかし、BPOを導入することで依頼した業務に必要な人材を必要な時に割り当てることができるため、人件費を削減できます。

業務効率化

「部門間での連携が悪い」「ルールが複雑である」「似たような書類を作っている」などの背景から、余計なコストや手間がかかってしまうケースがあります。企業のリソースは限られているため、少ない人材で大量の業務を遂行することが難しく、業務効率化に悩んでいる企業は数多く見受けられます。しかし、BPOではマニュアル整備や書式や処理方法の統一などの業務プロセスの改善を行ってくれるため、企業の業務効率化を高めることができます。

コア業務に集中

企業における業務は「得意・不得意」「必要性が高い・低い」などに分類されます。不得意、もしくは必要性の低い業務を自社で行うとコア業務に集中できない可能性があり、企業利益の低下にもつながるため注意が必要です。

そこで、BPOを導入することでノンコア業務は外部委託できるため、自社の従業員はコア業務に注力できます。 コア業務は事業拡大や利益向上に大きくつながるため、本腰を入れることで大きな成果が期待できます。

BPOサービス事業者の選び方

BPOサービス事業者を選ぶ際、チェックするべき項目は以下の通りです。

BPO事業者によって特徴は大きく異なるため、「委託にかかるコストはどのくらいか」「セキュリティサービスはどのレベルであるのか」「どこまでの業務に対応しているのか」などを確認することが大切です。損害を生まないよう費用やセキュリティレベル、業務の対応領域を企業ごとに比較し、自社の状況を理解して適切に選びましょう。

また、すぐに業務を必要とする場合、 BPO導入に至るまでの速さが大切です。導入までの速さも事業者によって大きく異なる ため、事前によく調べておきましょう。

BPO導入の注意点

BPOの導入により生産性向上を実現できますが、活用する際に注意するべき項目がいくつか存在します。導入に失敗しないために注意点の把握は大切です。ここでは、BPOを導入する際の注意点を解説します。

内製化が難しい

BPOの導入により外部の業者に業務を頼むこととなるため、 自社のノウハウが蓄積されない可能性があります。 委託先に業務をすべて任せてノウハウが蓄積しないまま時間が経過すると、委託先が撤退した際に自社だけでは業務に対処できず、厳しい状況になってしまいます。委託先に頼りすぎると再び内製化することが難しくなってしまうため、丸投げにするのではなく委託先との情報共有が大切です。

費用対効果は合っているか

BPOでは外部の業者に業務を任せるため、どのくらい業務が進歩しているか確認しづらい場合があります。進歩状況だけでなく、今後の方針が不透明であることで、事業の取り組みに支障がでてしまう可能性があるため注意が必要です。業務の進捗状況を確認できない場合、納期遅れなどから自社に損害が発生する可能性があるため、お互いの状況における定期的な情報共有が大切です。

業務内容を明確にする

BPOでは専門性のある人材が業務委託する場合でも、準備や作業の引き継ぎには多くの時間を使う可能性があります。時間を多く使うことは大きなデメリットとなるため、できるだけ引き継ぎ期間を短くする必要があります。引き継ぎ期間を短くするためには、業務内容を明確にして委託業者と綿密な打合せを行うなど早急な対応が大切です。

BPOでは専門性のある人材が業務委託する場合でも、 準備や作業の引き継ぎには多くの時間を使う可能性があります。 時間を多く使うことは大きなデメリットとなるため、できるだけ引き継ぎ期間を短くする必要があります。引き継ぎ期間を短くするためには、業務内容を明確にして委託業者と綿密な打合せを行うなど早急な対応が大切です。

BPOのまとめ

BPOとは業務プロセスの一部を一貫して外部に委託する経営戦略のことです。人事や営業活動だけでなく、マーケティングなど高度なスキルを必要とする業務も委託できます。

BPOには人件費削減や業務効率化などのメリットがあり、多くの企業で導入が進んでいます。 費用対効果や業務内容の明確化といった注意点を意識しつつ、外部委託を利用して生産性の高い取り組みを進めましょう。