人事業務を効率化する方法をわかりやすく解説！

人事業務を効率化できる業務

人事業務の中で効率化できる主な業務は、「採用業務」と「評価業務」の2つです。下記では、それぞれの業務内容を詳しく解説します。

採用業務

採用業務とは、新卒入社や中途入社など、新たな人材を雇用する際に必要な一連の業務のことです。具体的には、採用計画の立案から内定者の入社まで、幅広い業務があります。企業の事業や組織、採用する人材の未来を大きく左右するため、非常に重要度の高い業務です。

採用業務のフローは以下の通りです。

①採用計画の立案

経営課題や事業戦略、採用人数、採用予算などをもとに、採用活動のスケジュールを決めていきます。採用活動を始める前に、自社の求める人材像や魅力を明確にすることが大切です。また、採用フローを構築させ、利用する採用媒体もこの段階で決めておく必要があります。

②募集活動

①で定めた採用計画をもとに、募集活動を行います。求人情報の作成は、求職者の応募数を左右するため、非常に重要な業務です。自社が求める人材像を正しく、かつ魅力的に伝える必要があります。最近では、SNSを活用したプロモーションを行う企業が増えています。

③選考〜面接

応募者が出てきたら、書類選考や説明会、筆記試験、面接等を通じて選考を行います。近年、日本では売り手市場が続いているため、面接官の人材育成も大切です。面接官の印象が企業の印象を左右すると言っても過言ではありません。

④内定〜入社

内定が決定したら、内定者に通知します。内定辞退を防ぐためにも、こまめな連絡を心がけましょう。必要に応じて、社内見学や社員とのコミュニケーションの場を用意するのも有効的です。

評価業務

評価業務とは、特定の期間における社員の仕事状況や成果を確認し、評価する業務です。従業員のモチベーションや定着率の向上、企業のビジョン・ミッションの浸透など、企業にとって良い影響を与える業務であるため、公平に行う必要があります。

従業員を評価する基本的なフローは以下の通りです。

1. 非評価者による自己評価
2. 一次評価と非評価者による面談
3. 一次評価
4. 二次評価
5. 評価全体調整
6. 評価確定
7. 評価フィードバック

人事評価を行う際は、公平さが重要です。そのため、評価基準はできるだけ具体的に定める必要があります。

人事業務を効率化する方法

人事業務を効率化する方法は、4つあります。下記では、それぞれの方法を具体的に解説します。

課題を洗い出し改善施策を考える

業務効率化を図るためには、課題を洗い出し、改善施策を考える必要があります。併せて、無駄な業務はないか確認しましょう。ただし、必要/不要での判断が難しい場合は、以下の4項目で判断します。

• 不要な業務
• 必要な業務だが省略や短縮ができる業務
• 自動化できる業務
• アウトソーシングできる業務

実現の可能性で判断するのではなく、その業務自体が改善できる内容なのかという視点で判断することが大切です。

業務スケジュールを立てる

人事業務は、年間を通して様々な業務が発生するため、年間スケジュールをしっかり立てる必要があります。閑散期と繁忙期を明確にするためです。これらが明確になることによって、期限がない業務は閑散期に行えるようになります。繁忙期に業務が集中しないようになるので、業務効率化が期待できます。

定型業務と非定型業務を明確にする

業務効率化を図るときは、まず業務を「定型業務」と「非定型業務」に振り分ける必要があります。定型業務とは、業務内容にパターンがあり、対応が決まっている業務のことです。非定型業務とは、業務内容のパターンがなく、対応も毎回異なる業務のことを指します。スキルやノウハウで判断し、最適な対応が求められます。具体的には、企画や交渉などの業務です。

業務を振り分けたら、定型業務の中から自動化やアウトソーシングできる業務がないか検討しましょう。定型業務を対応していた従業員を、非定型業務に移動できれば、業務効率化に繋がります。

業務フローを改善する

業務効率化を図るためには、業務フローの改善も有効的です。業務フローを改善すると、無駄な業務や属人化する業務がなくなるためです。属人化とは、特定の人材しか対応できない業務が合う状態を指します。属人化している業務があると、担当者が急遽休んだり、退職したりしてしまうと、社内に対応できる人材がいないため、業務が滞ってしまう可能性が高いです。

業務フローを改善し、属人化が解消できれば、業務負荷を均等に分散できるようになるため、業務効率化につながります。

各種ツールを導入する

各種ツールを導入することも、業務効率化を図る有効的な方法です。下記では、特に導入されることが多いツールを4つ紹介します。

Excel

Excelは、Microsoft社が開発・販売をしている表計算ソフトです。学生から社会人まで幅広い層が活用しているソフトウェアで、業務効率化につながる機能が多く備わっています。特に、マクロや関数は自動化につながります。ある程度の知識が必要となるため、初心者が制作するのは難しいですが、システムさえ組めれば長期的な使用が可能です。

ただし、制作した人が離職した場合、メンテナンスができなくなる可能性があります。その問題点を考慮したとしても、コストが安価、データ出力・移行が容易などメリットが多く、非常に業務効率化に役立つツールです。

人事管理ツール

人事管理ツールは、従業員のデータを管理するツールです。人事管理ツールでは、以下のような情報を管理できます。

• 氏名
• 年齢
• 経歴
• 入社年度
• 配属
• 給与
• 成績　等

これまでは、主に大企業が導入するツールでしたが、2016年にマイナンバー制度が施工されたことにより中小企業でも導入が進んでいます。

採用管理ツール

採用管理ツールとは、求人情報の管理や選考の進捗、内定者の管理などの採用活動を管理するツールです。採用管理ツールでは、採用に関する情報を数値化することもできるため、情報を共有しやすくなります。

採用管理ツールを活用することで、効率良く選考を進められるため、内定辞退の防止にもつながるでしょう。そのほか、採用管理ツールでは、面接の案内やweb面接のURL通知、合否通知なども一括して行えます。これまでの作業工程が大幅に減るため、採用活動の業務効率化が期待できます。

労務管理ツール

労務管理ツールとは、社員の給与や労働時間、社会保険、衛生管理、福利厚生などを管理できるツールです。労務管理ツールを導入することで、電子申請全てをシステム上で完結できます。また、電子申請であるため、提出データに不備や入力ミスがあった場合でも、簡単に修正できる点も魅力です。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングの活用も、業務効率化の実現に効果的です。近年、少子高齢化により就労人口が減っている影響もあり、アウトソーシングの需要が高まっています。人事業務の一部をアウトソーシングすれば、コスト削減やコア業務への集中、対応業務の削減につながるため、業務効率化を図ることができます。

ただし、認識のズレや情報漏洩など、少なからずリスクも存在するため、メリット・デメリットをしっかり理解した上で、検討することが大切です。下記では、おすすめのアウトソーシング先を3社紹介します。

株式会社ネオキャリア

株式会社ネオキャリアは、業界トップクラスのローコストで外部からの委託を受けている企業です。インバウンドやアウトバウンド、バックオフィスなど、様々なサービスの提供を行っています。

これまで、大手飲食店や保険会社などを含み、対応した企業は3,000社以上です。実績が豊富であるだけでなく、顧客満足度やリピート率も高いのが特徴と言えます。また、レポートによって業務を報告してくれるため、安心して業務を委託できる点も魅力です。

株式会社パソナ

株式会社パソナは、企業の規模に関わらず外部委託を受けている企業です。営業や人事をはじめ、テレマーケティング、医療、製造、介護など、顧客の業界は幅広いです。ほぼ全ての業界から委託を受けていると言っても過言ではありません。

大手企業ならではの、質の高いサポート体制が魅力です。日本最大規模の委託先として知られているため、安心して委託できます。

株式会社SAL

株式会社SALは、正社員を採用せずに利益率を高める「在宅チーム構築支援」を行っている企業です。正社員はノンコア業務ではなく、コア業務に専念できるようになるため、売上や生産性の向上、業務効率化、自社のDX化に繋がります。

株式会社SALに在宅の営業チームを導入したところ、新規顧客との商談が月3件から週9件まで増加しました。営業活動以外でも、様々な業務で効率化や売上アップを期待できます。

課題を把握して人事業務の効率化を図ろう

今回は、人事業務を効率化する方法を詳しく解説しました。人事業務は年間を通して発生する業務が多く、人手が足りないという企業も少なくありません。業務効率化を図ることによって、人手不足の可能性に繋がります。

すぐに業務効率化を図りたい場合は、ツールの導入とアウトソーシングの活用がおすすめです。株式会社SALでは、正社員を採用せずに利益率を高める「在宅チーム構築支援」を行なっています。業務効率化に繋がるため、気になる方はぜひ一度お気軽にご相談ください。