残業削減に向けて企業が取り組むべき方法

残業削減に向けて企業が取り組むべき方法として、以下の2つが挙げられます。

働き方改革の1つとして2019年に導入された時間外労働の上限規制により、多くの企業が残業時間削減に取り組んでいます。

残業削減を成功させるためには、さまざまな視点から業務を見直し、会社に合った方法やアイデアん取り込んでいく必要があります。残業削減に向けて企業が取り組むべき方法について、詳しく説明します。

残業理由の特定

なかなか残業が減らず、社内の残業習慣が変わらないという場合は、残業理由を特定する必要があります。まずは仕事量などを見直し、残業の原因を特定しましょう。

仕事量が本人のスキルに見合っているか確認する

従業員が担当している仕事量が、勤務時間に見合ったものではないと、当たり前ですがその分退勤時間は後ろ倒しになります。

個人の能力やスキルによって、こなせる仕事量に違いがありますが、定時退社が難しいほどの仕事を与えていてはいつまでも残業削減はできません。

また、慢性的に仕事量が多く人手が足りていない場合は、新たな従業員を確保する必要があります。その他にも無駄な業務がないかなどを確認する必要があります。

残業の有無に対する意識を変える

少し前の日本では、長く働ける従業員が評価される傾向がありました。このような古い考えから抜け出せず、残業する従業員の方がやる気があると評価される風潮があると、残業につながってしまいます。

改善するためには、マネージャー層の意識改革や評価基準を明確にする、従業員への周知を徹底的に行い、それぞれの意識を変えさせる必要性があります。

業務内容を把握

残業削減のためには、基本的な方法である現状の業務内容を把握する必要があります。また、生産性の向上を目指すためには、作業や従業員ごとに業務を整理すると良いでしょう。

作業における工数を明確化する

作業における工数を明確化していないと、数分で終わるはずのものに何時間もかかってしまったり、時間がかかることに対してなんの問題意識をもたないまま仕事を続けてしまうケースも考えられます。

工数の目安を決める際は、作業にかかる時間を把握したうえで、実現可能な範囲の工数を設定しましょう。作業を効率化するためのアイデアも考え、時間短縮を図っていくことも大切です。

属人化を減らす

業務が属人化していることで、無駄な時間が生まれ作業効率が落ちてしまいます。その結果、残業にもつながりやすくなります。

属人化を防ぐためには、業務こどにマニュアルを作成し、誰でも対応できるようにして、作業進行が止まらないように対応する必要があります。

残業削減のアイデア4選

残業削減のアイデアとして、以下の4つをピックアップしました。

それぞれ、詳しく説明します。

残業時間を可視化する

残業時間には上限があり、従業員がどれだけ残業しているのかを集計するまで分からないため、長時間労働になりがちです。

そこで勤怠管理システムを導入し、残業時間がどれくらいなのか、他の人はどうかなどを確認することで、従業員が労働時間を意識することにつながります。

時間制限・ツールを導入する

日本人は時間に対して、開始時間には厳しく、終了時間は気にしない傾向があります。そのため、終了時間に厳しくなれば従業員は「終了時間までになんとか仕事を終わらせなければ」とそれぞれが業務を効率的に進めることが可能です。

改善方法として、時間制限・ツールを導入するという手段があります。例えば、就業時間から一定の時間が経過したら強制的にシャットダウンされる、ノー残業デーを設けるなど残業ができない仕組みをつくることをおすすめします。

ノー残業デーを採用する

残業削減でよく見かける取り組みとしては、ノー残業デーが挙げられます。◯曜日は従業員全員ノー残業デーと規定することで、早く帰りやすい雰囲気がつくられるでしょう。

従業員の中には「みんなが残業しているなかで、自分だけ帰りづらい」と感じ、定時に帰ることが難しいという場合もあります。このような従業員の気持ちを踏まえて、ノー残業デーの設定により誰もが定時で退社できる空気をつくり出せます。また、ノー残業デーの設定は、従業員のワークライフバランスを整えることにもつながります。

業務内容の見直し

残業削減でより少ない労働時間の中で業務を行えるようにする必要があります。業務支援ツールやシステムを導入する方法や、工夫することで業務の無駄を省くことが可能です。

現状の業務で無駄な作業や、非効率的なフローを改善することで、工数削減効果が期待できます。

残業削減の成功事例

残業削減の成功事例として、4つご紹介します。

残業削減のための施策を導入しつつ、生産性を高めている企業の取り組みをご紹介します。

大和証券グループ本社

大和証券グループ本社は、19時前退社でワークハード・ライフハードを実践しました。

2006年に「ワークハード・ライフハード」に重きを置いている鈴木茂晴会長の教えにより19時前退社が導入されました。

19時以降に残業する場合は上司に申請が必要で、残業をしていると人事部からアナウンスが入ります。

現在は、退社時間が設定されていることで、効率よく業務を図り成果を上げる仕事方法を考えて作業するようになりました。

SCSK株式会社

SCSK株式会社は、残業代を社員へ返還する「スマートワーク・チャレンジ20」に取り組み過去最高益を出しました。

システム開発やITインフラ構築などを行っているSCSKでは、スマートワーク・チャレンジ20を導入しています。

スマートワーク・チャレンジ20とは、前年度よりも残業を20％削減して、それを達成した従業員へ本来は残業代として支給予定だったお金をインセンティブとして支給する取り組みです。

この取り組みにより従業員のやる気を引き出して、目標達成と過去最高益を出しました。

伊藤忠商事株式会社

伊藤忠商事は、朝方勤務にシフトすることで仕事の効率化を図りました。

伊藤忠商事は、岡藤社長の発信で朝方勤務へシフトチェンジし、朝5時から8時の時間帯に勤務する場合は深夜と同じ額の割増賃金と朝食が支給される取り組みです。

朝に勤務する分、夜20時以降の残業は事前申請制とし、22時以降の深夜残業を禁止しました。導入当初は残業をしている人がいましたが、見回りの人を配置や声かけをするうちに残業をする人が減り、時間の使い方を工夫するようになってからは、仕事の効率が良くなりました。

残業削減をする際の注意点

残業削減をする際の注意点として、以下の2つが挙げられます。

残業削減するにあたって大切なのは「従業員の作業効率の改善」です。それぞれの注意点について、詳しく説明します。

残業を抑制するだけでは効果がない

残業を抑制するだけでは、実際には業務が終わっていなかったり、サービス残業や自宅に持ち帰って働く従業員が現れる可能性があります。

このような状態では、残業削減の実現は難しいうえにサービス残業やコンプライアンス違反などのリスクがあります。

残業削減の意図を従業員に説明する

従業員に「残業を削減します」といきなり伝えても、従業員はなぜ削減するのか理由がわからないはずです。

残業削減の意図を伝えることで、従業員それぞれが残業を削減する意識をもちながら働くことができます。事前に意図を説明しましょう。

残業削減に取り組み業務効率化を図ろう

残業削減に取り組む前に、まず残業時間を可視化することが大切です。残業時間がどれくらいなのかが分からなければ、削減するべき時間数や、対象の従業員が誰だか分からないためです。

取り組み事例やアイデアを参考にしていただきながら、ぜひ自社に取り入れてみてくださいね。

また、残業削減について悩んでいる企業様は、ぜひ当社にご気軽にご相談ください。