中小企業の業務効率化する方法｜業務改善し事業を成功させよう

中小企業が行うべき業務改善とは？

中小企業が行うべき業務改善として以下の3つが挙げられます。

中小企業が業務効率化を実現する上で、3つの課題を解決する必要があります。まずは、それらの課題について順番にご解説します。

業務非効率化の改善

労働人口は減少し続けており、労働力をカバーすることが困難になりつつあります。これは中小企業も例外ではありません。

さらに、現代の日本では大企業を目指す求職者が多く、中小企業は人材の確保が難しくなるでしょう。人材不足に陥ると1人あたりの仕事量は増えてしまい、どうしても無理のある作業配分になりがちです。その結果、ミスが発生しやすくなり、業務非効率化につながるでしょう。

業務効率化するためには、徹底した人材確保や、効率的な人材配置を行うことが重要です。

人手不足の改善

2020年以後は新型コロナウイルス感染症の影響で、働き方改革によるリモートワーク推奨の取り組みもあり、柔軟な働き方の実現が重要課題となっています。

リモートワークだと通勤時間が発生しないため、その分まとまった業務時間を確保しやすくなります。さらき勤務場所や通勤時間の縛りもなくなり、従業員の負担を軽減できるメリットもあります。

職場環境を整え、働きやすい職場環境を整えることが人手不足の改善につながるでしょう。

IT導入不足の改善

中小企業のIT導入率は大企業に比べると非常に低いことから、従業員一人ひとりに十分なITリソースが行き渡らないことがわかります。

ITツールを活用することが、業務効率化への1番の近道です。ITツールの重要性を全体に周知し、適切なものを取り入れていくことが求められます。

また、ITツールやシステムの導入後は、操作方法などに慣れるための体制作りも必要になります。

中小企業が業務効率化する方法

中小企業が業務効率化する方法は、以下の通りです。

それぞれしっかり把握し、業務効率化を目指しましょう。

目標を明確にする

業務効率化する方法1つめは、目標を明確にすることです。業務効率化を行う目的を明確にすることで、取り組みの方向性についてメンバーとスムーズに共有ができます。

業務の中でどこに無理や無駄な業務があるのかを見直してみましょう。業務の棚卸しや課題を抽出することで、無駄な業務を明確にすることができます。また、目標を達成するための取り組みを実施し、その改善案を調整することが有効的です。

業務を可視化する

業務効率化する方法2つ目は、業務を可視化することです。従業員一人ひとりの業務を可視化することで、業務効率化につながります。

可視化してきちんと業務範囲を明確にすることで、従業員それぞれが取り組むべき業務を把握します。1つの作業に対して複数人が携わる場合、ミスが発生する可能性があります。それは無駄なことなので、取り組むべき業務を提示してあげましょう。

現状を把握するために、どのような業務が無駄になっているのか、非効率になっているのか、業務を可視化し、課題を洗い出す必要があります。

優先順位を決定する

業務効率化する方法3つ目は、優先順位を決定することです。業務を可視化し、効率化すべき部分を把握できたら、優先順位を決めましょう。

まずは効率化しやすい業務の優先順位を高くして、そこから着手します。効率化しにくい業務から着手してしまうと、途中でやる気がなくなってしまう可能性があります。

PDCAをまわす

業務効率化する方法4つ目は、PDCAをまわすことです。PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（確認・評価）、Act（改善）のサイクルの略です。業務効率化を継続的に行うためには、PDCAサイクルを回して効果を検証する必要があります。

しかし、業務効率化を実践すれば必ず結果が出るわけではありません。PDCAサイクルを回す際は、作業時間の削減や情報共有ができているのか、ミスの頻度は減っているのかなどを踏まえながら、業務効率化の効果を確かめましょう。

アウトソーシングを活用する

業務効率化する方法5つ目は、アウトソーシングを活用することです。アウトソーシングを利用すれば、社外の適した人材にバックオフィス業務を代行してもらえます。

アウトソーシングを活用すれば、従業員がコア業務に集中して取り組めることもメリットといえるでしょう。社内のリソースだけでは業務効率化を進められないときに利用してみてください。

ITツールを導入する

業務効率化する方法6つ目は、ITツールを導入することです。ITツールを導入することで、業務効率化が期待できます。例えば、社内でのコミュニケーションや情報伝達をスムーズに行うために「Chatwork」や「Slack」などのチャットツールを導入する企業が増えています。

手作業で行っている作業をツールの導入で効率化できれば、大幅な工数削減にもつながるでしょう。

中小企業の業務効率化でよくある質問

中小企業の業務効率化でよくある質問をまとめてみました。

それぞれの質問に対する回答を、詳しく説明します。

業務効率化するメリットは？

業務効率化するメリットとして、以下の3つが挙げられます。

生産性向上

生産性とは、どれくらいの資源に対してどれくらいの利益をあげたか表すことをいいます。業務効率化を図ると以前よりスムーズに業務を進めることが可能になります。

効率よく業務を進めることで、コスト削減や人的リソースを他の業務に向けることも可能です。

コスト削減

業務効率化することで、無駄な業務を減らせます。無駄な業務を減らすことで、残業時間や人件費の削減が可能です。

また、「ムリ、ムダ、ムラ」に起因するミスが減り、ミスに対応するためのコストが減るのもメリットといえるでしょう。

従業員のモチベーションアップ

業務効率化を図ることで、今までと同じ量の業務をこなすための業務時間が短くなり、働きやすい環境づくりが実現できます。

その結果、従業員の定着率や満足度が向上し、従業員の仕事へのモチベーションアップが期待できます。

アウトソーシングするメリットは？

業務をアウトソーシングすることで、さまざまなメリットを得られ、業務効率がアップします。

コア業務に集中できる

誰もができる業務をアウトソーシングすることによって、コア業務に集中することができます。

他社でもできる業務やルーティン業務を外部委託することで、経営戦略・事業戦略・採用戦略といったコア業務に集中することができます。コア業務に時間を活用することができるようになれば、従業員それぞれの仕事の質や能力が高まり、自社の強みを伸ばして市場競争率を高めることが可能でしょう。

業務の質が高まる

コア業務の質が高まる以外にも、外部委託した業務の質も高まる可能性があります。

人事、総務、経理などの処理は、各種ルールの変更によって、その対応を変更する必要があります。自社内でその対応した業務を行う場合、ルールを勉強したり体制の変更をしたりする必要もあり、ミスが発生する可能性もあります。

しかし、アウトソーシングであれば、そうした変更対応もすべて行ってくらるため、時間の削減とともに質が高まることになるます。

専門的知識やノウハウを活用できる

ルーティン業務のアウトソーシングについても、外部のノウハウを活用していることになります。

その他にも、より専門性の高い知識やノウハウを必要とする業務をアウトソーシングする可能性も考えられるでしょう。自社で知識やノウハウを高めるには時間がかかるので、プロの手をかりることで業務効率をアップすることも可能でしょう。

中小企業の業務効率化のまとめ

中小企業が業務効率化を実現することで、コア業務に集中できたり、従業員のモチベーションもアップします。そのためにも、現状の課題の洗い出しを行い、把握することが大切です。

自社の業務をさらにレベルアップさせるためにも、業務効率化に取り組んでいきましょう。