人材配置の最適化とは？実施手順をわかりやすく解説
「人材配置の最適化って何？」「人材配置のメリットを知りたい」という方は多いのではないでしょうか。
適切な人材配置ができると、業務効率化や生産性、社員の定着率向上などにつながります。企業の課題は、人材配置の最適化で解消できる場合も多いです。
そこで今回の記事では、人材配置の最適化の定義や目的、実際に行う際の手順を詳しく解説していきます。何かしらの課題を抱えている場合は、ぜひ参考にしてください。
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人材配置を最適化する5つのステップ
人材配置を最適化する5つのステップは、具体的に以下の通りです。
- 現状の人材配置を分析する
- 社員のスキルや特性を把握する
- 社員に目標や希望をヒアリングする
- 人材配置の計画を立て実行する
- 人材配置の効果を分析する
下記では、それぞれのステップを詳しく解説します。
現状の人材配置を分析する
人材配置を最適化する際の1ステップ目は、「現状の人材配置を分析すること」です。
人材配置の最適化をする前に、まずは現状の人員配置をフォーマットやデータなどを用いて可視化します。
「どのような問題点・改善点があるのか」分析することが大切です。
社員のスキルや特性を把握する
2ステップ目は、「社員のスキルや特性を把握すること」です。
適材適所に人材を配置するためには、社員一人ひとりのスキルや特性を把握しておく必要があります。社員のスキルや特性、実績などは、データベースで一元管理すると非常に効率的です。
一目で分かりやすいだけでなく、追加・削除などの変更も簡単に行うことができます。
社員に目標や希望をヒアリングする
3ステップ目は、「社員に目標や希望をヒアリングすること」です。
人材の配置は、上層部だけで決めるのではなく、社員の目標や希望をヒアリングした上で、決定することが重要です。
具体的には、アンケートを取ったり、特定のポジションへの社内公募制度を設けたり、1on1ミーティングを実施したりする方法があります。
社員の意見が反映されれば、モチベーション向上につながります。社員のモチベーションは、企業全体の生産性を向上させるために欠かせないものです。
人材配置の計画を立て実行する
4ステップ目は、「人材配置の計画を立て実行すること」です。
社員の特性やスキル、将来の目標や希望などが出揃ったら、組織や企業全体のパフォーマンスを最大化できるように、計画を立てていきます。
目標を達成するために必要な業務を洗い出した上で、部署ごとに必要な人員数を明確にします。計画を立てる際は、社員のモチベーションにも影響するため、業務量や人件費のバランスを考慮することが重要です。
人材配置の効果を分析する
5ステップ目は、「人材配置の効果を分析すること」です。人材配置の最適化を行った後、具体的な効果を検証し、分析するまでが人材配置の一連の流れです。効果を検証する際は、以下の3項目をチェックしましょう。
- 離職率
- 人材配置の最適化ができていれば、社員と業務の不一致もなくなります。また、社員の意見を尊重した人員配置は、従業員満足度やモチベーション向上にもつながります。「働きがいがある」「自分の意見が通りやすい」と感じれば、この組織に所属していたいと思うはずです。その結果、離職率の低下につながります。
- 生産性
- 社員のスキルや実績などが配置先とマッチすれば、効率よく業務が進みます。その結果、組織全体の生産性が向上するわけです。
- 人員数
- 最適な人員配置ができると、適切な人員数で業務が行えるようになります。多く人員を採用したり、他部署から人員異動をさせたりする必要はありません。
人材配置の最適化をする目的
人材配置の最適化をする目的として、以下の2つが挙げられます。
- 組織のパフォーマンスが上がる
- 社員のモチベーション向上
下記では、それぞれの目的を詳しく解説します。
組織のパフォーマンスが上がる
人材配置の最適化をする目的として、まず一つ目に「組織のパフォーマンスが上がること」が挙げられます。
社員自身が持っているスキルを最大限に発揮できることで、個人だけでなく組織全体のパフォーマンスを上げることが可能です。結果的に、組織の目標達成や企業の成長につながります。
社員の定着率向上
二つ目の目的は、「社員の定着率向上」です。
社員自身のスキルや特性を生かした人材配置により、業務に対して前向きに取り組めるようになります。結果として、社員のモチベーションが上がるだけでなく、エンゲージメントも高まるため、定着率向上につながります。
人材配置を最適化するタイミング
人材配置を最適化するタイミングとして、以下の4つが挙げられます。
- 人事異動時
- 社員の採用時
- 社員の昇進や昇格時
- 社員の雇用形態変更時
下記では、それぞれのタイミングについて詳しく解説します。
人事異動時
人事異動時に適切な人材の配置を行うことで、社員のキャリアアップ促進や組織のマンネリ化防止に繋がります。
ただし、人事異動を行う際は、不自然や不公平な異動だと感じられないように、基準となるマニュアル作成や社員ごとにばらつきが発生しないための組織作りが必要です。社員の不満が溜まると、エンゲージメントの低下や離職の原因につながってしまいます。
社員の採用時
社員採用には、「計画的に行う定期の新卒採用」と「人材不足を補う臨時の中途採用」の2種類があります。
新たな人材採用の場合は、他の従業員のモチベーションアップや、新たな価値観を発見できるなどのメリットがあります。ただし、既存社員との兼ね合いや相性を見た上で、人材を配置することが大切です。
社員の昇進や昇格時
社員の昇進や昇格のタイミングで人材配置を変更することによって、その社員のさらなる成長を期待できます。
とは言え、その社員がどの部署で活躍できそうか計画するために、スキルや特性を把握しておく必要があります。
社員の雇用形態変更時
契約社員やアルバイトから正社員になったり、フルタイム勤務から時短勤務など、雇用形態変更の際に適した人材配置をすることで、社員の希望する働き方を叶えられます。
例えば、フルタイム勤務から時短勤務の場合、子育てや介護と両立することが可能です。働き方の多様化は、社員のモチベーション向上につながります。
人材配置を効率化するポイント
人材配置を効率化するポイントとして、以下の2つが挙げられます。
- 人員配置表・人員配置図を作成する
- システムの活用
下記では、それぞれのポイントを詳しく解説します。
人材配置表・人材配置図を作成する
現状の人材配置を分析するために、人材配置表・人材配置図を作成すると、作業効率アップにつながります。
人材配置表・人材配置図のフォーマットは、さまざまな媒体で公開されているので、使い勝手が良いものを選ぶと良いです。
システムの活用
システムを導入することで、人材配置を効率的に進めることが可能です。
人材配置を効率化できるシステムとして、タレントマネジメントシステムが挙げられますタレントマネジメントシステムとは、社員の個人情報やスキル、経験値など社員の情報をデータ化し、一元管理する仕組みのことです。
搭載されている一般的な機能は以下の通りです。
- 人材データベースの構築・管理（どんな人事情報をどんな目的で活用するのか整理するのに役立つ）
- 後継者管理（リーダー不在・リーダーの機能不足・リーダーの重複などの発見に役立つ）
- 目標・パフォーマンス管理（人事評価の指標や実績を管理する際に役立つ）
- 要員計画（数年間分の想定人件費と会社の利益などをもとに計画を立てられる）
- 報酬管理（社員情報や評価結果などをもとに、賞与・昇給などの自動計算や調整を行える）
- 採用管理等（人材獲得の費用対効果を分析し、人材採用活動に役立てられる）
基本の人材データベースには、以下のような社員の情報を登録できます。
- スキル
- 経験
- 資格
- 職歴
- コミュニケーション能力等
タレントマネジメントシステムを導入することで、社員の情報を一元管理できるだけでなく、分析した上で戦略的な人材育成や人材配置につなげることが可能です。
人材配置の最適化で組織力の強化を！
今回は、人材配置の最適化の定義や目的、実際に行う際の手順などを詳しく解説しました。
最適な人材配置は、業務効率や生産性、定着率の向上などにつながります。近年、人材不足を解消するために、業務効率や定着率の向上を図る企業が増えています。
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