Web制作会社の社長秘書採用はアリ？メリットと実例を紹介
中小企業の社長が雑務に追われてしまうと重要なプロジェクトを完遂させるのが難しくなってしまったり、会社の経営という本来やるべきことに集中できなくなってしまい、悪影響を与えてしまいます。
SALでもWeb制作のチームを増やしたことによりプロジェクトの数も多くなり、それに比例して社長の確認作業が増えて上記のような問題が起こってしまいました。
この記事では、それを解決すべく、中小企業という規模ではありますが社長秘書を採用し、社長が経営に専念できるようになった自社での実例を紹介します。
Web制作会社の経営者はもちろん、中小企業の経営者の方も、秘書の採用に悩んでいる方はぜひご覧ください。
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確認作業から脱却するために社長秘書を採用
Webサイト制作チームを在宅チームで構築するようになり、マンパワーが増大した当社ですが、その分同時に進行するプロジェクトが多く発生するようになりました。
すると、意思決定者である社長へのタスク確認の量が膨大になり、進捗確認に追われ、逆にプロジェクトを完遂させることが難しくなるという問題が起こってしまいました。
そこでSALで採用したのが社長秘書です。
秘書を正社員で雇うことは中小企業にとって難しいことですが、在宅で働けるママさんやフリーランスなどの在宅ワーカーであればコストを抑えて、且つ優秀な人を確保することができます！
社長秘書に任せた業務の実例
SALでは、秘書の方には下記のような業務をお任せしました。
- 秘書の方を社長が入っている全てのチャットグループに追加
- 各プロジェクトのMTG動画を録画し、議事録作成を依頼
- 各プロジェクトのメンバーのタスク進捗管理
- 週に1回タスク管理進捗について社長とMTG
- MTGのスケジュール調整
- オンラインでの買い物
- 参加したかったセミナーの代理出席
たとえば「②各プロジェクトのMTG動画を録画し、議事録作成を依頼」については、これをお任せすることで秘書の方ご自身もプロジェクトの概要や、いつまでに誰が何をするかを把握することができます。
また、「⑦参加したかったセミナーの代理出席」については、レポート提出も依頼することで社長自身のセミナー参加の時短になります。
秘書といってもオフィスにいるのではなく在宅ワーカーの方を採用しているため、すべてオンラインでできる業務をお任せしています。
社長秘書採用で実現したメリット
社長秘書を採用し上記のような業務をお任せすることで、以下のような嬉しい変化が生まれました。
- プロジェクト進行に対する安心感
- 重要だが手をつけられていなかった事業（PRやWebマーケティング）の強化
- 社員の教育プログラムのバージョンアップ
たった1人、秘書の方が社長の業務をサポートしてくれたことにより、社長の時間の使い方が180度変化しました。
①プロジェクト進行に対する安心感
タスク進捗に追われていた時には「何か忘れているかもしれない」と不安を感じながら過ごしていました。
ですが秘書により進捗確認が推進されたおかげで、週に1度のMTGだけで安心してプロジェクトを進行できるようになりました。
②重要だが手をつけられていなかった事業（PRやWebマーケティング）の強化
Web制作会社やSNSマーケティングのようなクライアント業務が中心の企業の場合、自社のPRやWebマーケティングといった施策は重要度を認識はできていても、なかなか手をつけることができません。
ですが秘書を採用したことで社長自身がこういった事業に使える時間を確保でき、推進していけるようになりました。
SALの場合はPR活動でも在宅ワーカーを活用してPRを進めており、たとえば以下のようなプレスリリースを配信しています。
ハイキャリアなママさんを200人以上活用、ママさん活用を最大化させる『remodooo! 』をリリース
③社員の教育プログラムのバージョンアップ
社員の教育プログラムのバージョンアップができたことで、入社した社員に対して、「成長するための教育ができているのか」という不安がなくなりました。
嬉しいことに、新しく入った社員からも「研修内容が充実している」と実感してくれている声をよくいただきます。
社長秘書だけでなく、SALではこれまで多くの企業様の在宅ワーカー活用をご支援してまいりました。
お問い合わせやご相談は無料で受け付けておりますので、以下のバナーよりお気軽にお問い合わせください。
