管理部の採用効率アップ・離職防止・教育体制強化・スキルアップを実現させた4つの改善
総務・人事・経理といったバックオフィス業務を担当する管理部は往々にして会社にとっての何でも屋さん・事務屋さんとなってしまいがちです。
ルーティン業務も多く、数年経てば慣れてきて、自身のキャリアに疑問を感じたり、スキルや経験の幅が頭打ちになってしまいます。
当社も数年前までは自身のキャリアに疑問を感じるなどで辞めていく方もいる状況でした。
そこで当社では、管理部が社員の生産性を上げ、会社の利益アップに繋がるような業務に専念してもらうことを目指しました。
本記事ではその実例と、それによってもたらすことができたメリットをご紹介します。
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管理部が育つことで人材採用の効率アップ
以前のSALでは管理部に片手間で採用活動を行ってもらっていました。
求職者とのメッセージ対応が「作業」になってしまいがちで、採用後の振り返りも十分に行えず、内定者が辞めた際にも何が原因なのかわからないまま闇雲に採用活動を進めていました。
また、忙しさから、スカウトメールを1日10件しか送れないということもあり、採用コストが高い状態でした。
そこで、在宅で働けるママさんやフリーランスの在宅ワーカーを採用業務で活用することを推進しました。
そうすることで、管理部の社員が採用後の振り返りを実施できたり、社員教育に携わる体制を構築することができました。
この採用活動の振り返りがとても重要で、振り返りと改善を重ねたことで、求める人材の効率的な採用及び社員の定着率向上に繋がりました。
経営者目線から見ても、マネジメントの相談相手として管理部の社員が育ってくれたことに、大きな価値を感じることができました。
採用業務における在宅ワーカー活用については、以下の記事で詳しくご紹介しています。
管理部による教育体制の強化
一流人材を採用できないなら、自社で一流人材を育てる
管理部の社員がマネジメント業務に携わるようになったおかげで、社内教育体制も一新されました。
以前のSALでは、名ばかりの研修ではありますが最低限の研修制度はありました。
しかし研修が属人化してしまっていたため、担当者によって新入社員の育ち方が異なり、半年で社員が辞めてしまうことが多いという状況が続いていました。
そもそも一流人材を採用できれば、そこまで充実した研修は必要ないのかもしれません。
とはいうものの一流の人材は大手企業や外資へと就職してしまうため、当社のような中小企業では、一流人材を採用することは難しいです。
ですが、一流の人材に育てることはできます。
経験は入社後に積んでいくものとして、企業に合ったマインドを持つ人材を採用することができれば、その人材が成長することで企業にとって大きな戦力となります。
教育体制を見直すことを決意したSALですが、肝心の教育プログラムを作ったことのある社員がいませんでした。
社長が考えることはできますが、ディスカッションの相手がいないため、正しく教育が機能しているのかがわからない状況へ陥ってしまいます。
そこで教育プランナーや人事の経験がある在宅ワーカーを導入し、管理部と一緒に社員の教育プログラムを考えるプロジェクトを始動させました。
現在は管理部と在宅ワーカーで社員教育を担っています。
今まで行っていたルーティン業務を在宅ワーカーに委任し始めたことで、管理部の教育スキルやマネジメントスキルを育てることに成功しました。
教育プログラム作成までの道のり
教育プログラムを作成する上で、まず重要なのは「育てたい人材、身につけてほしいスキルを明確にする」ということです。
当社も在宅ワーカーの方にアドバイスをいただきながら、まずはここを具体的に言語化しました。
育てたい人材像を明確にした上で、今度は「必要な教育、素材、順番」を落とし込んで行きます。
SALではこの教育プログラム作成に管理部の社員も参加しました。
立ち上げは社長も入って行いますが、後々は管理部の社員と在宅ワーカーとでPDCAを回せる体制を構築したい、という意図がそこにはありました。
こうして出来上がった教育プログラムを新入社員に実施し、その度に振り返りを行なっていきます。
新入社員からもらったアウトプットが意図していたものと異なる際には、研修内容や順番の見直しを行なうことで、研修メニューをブラッシュアップさせていきます。
新入社員からも「ここまで研修が充実している会社は今までなかった」という声をもらうことも増えました。
このような在宅ワーカーの活用により、SALでは教育プログラムを作成することに成功し、今では社長が直接教育に関わらずともPDCAを回せる体制ができました。
その結果採用のミスマッチが減り、離職率の改善に繋げることもできました。
管理会計ができる管理部を育てる
管理部に経理業務を任せている企業は多いかと思います。
しかし、管理会計までできる管理部を持っている企業は少ないのではないでしょうか？
管理会計とは「業績改善や目標達成に対して、財務面から必要なアクションやプランを考えること」です。
具体的には、「社員一人当たりの粗利額、利益率はどのくらいか」など、決算の数字には出てこない指標からデータを蓄積し、未来への予測を立てて今やるべきことを導き出すという役割があります。
管理会計は直接経営に関わってくる部分になりますので、社長が一人で考えているというケースも多いです。
しかし、一人で考えていると壁打ち相手がいないため行き詰まりが発生してしまうこともあります。
そこで当社では、管理部に管理会計ができるようにスキルアップしてもらうことで、未来に向けた施策を社長＋管理部で一緒に考えていく体制の構築を目指すことにしました。
日々の経理のルーティン業務を効率化
管理会計ができる管理部を育てると言っても、日々の人事・経理・総務などの業務に追われていてはスキルアップは難しいです。
SALでは、在宅ワーカーを活用して日々の経理業務などのルーティン業務を管理部から在宅ワーカーに委任することを始めました。
在宅ワーカーの中には経理経験者も多く、仕事が発生した時にだけ柔軟に対応してもらうことができます。
また、会議の議事録作成をはじめとした「工数はかかるものの専門性が必要ない業務」も在宅ワーカーに委任することで、管理部がスキルアップするための時間を作ることに成功しました。
今では管理会計について社長と管理部で会議を実施し、会社の未来について一緒に考えることができる体制を構築できています。
また、管理部が成長することで社員の生産性向上に向けたプラン考案や教育プログラムの作成といった、マネージャーとしての役割を担ってもらえるようにもなりました。
管理部がマネジメントスキルを身につけたことで、問題が起きそうな時には即時対応できる体制が整い、社員にとっても心の拠り所となった結果、離職率の低下にも繋がりました。
在宅ワーカーを上手に活用することが、社員のスキルアップや会社の経営体制の改善に大きく役立ちました。
SALではこのように在宅ワーカーの活用ノウハウを活かして、企業の新しい組織作り・業務改善・事業推進などをご支援しております。
無料相談も受け付けておりますので、興味のある方はぜひお問い合わせください。
