業務効率化とは

業務効率化とは、業務を進めるプロセスでの「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、企業全体の生産性を高める取り組みのことを指します。よく混同されがちな言葉に生産性向上がありますが、より少ないリソースで今まで以上のパフォーマンスを得ることを言います。

つまり、業務効率化は生産性向上のための一つの施策です。業務効率化における「ムリ・ムダ・ムラ」の例は下記で紹介します。

• ムリ

達成できないスケジュールや目標が設定されている状態、こなせない仕事量を任されている状態

• ムダ

必要性のない定例会議など、省けるはずの業務に時間を取られている状態、余剰生産している状態

• ムラ

部署や時期によって、業務内容の偏りが大きくなっている状態

上記のような「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすために、まずは自社の業務プロセスの課題を洗い出す必要があります。課題を明確にした上で、適切な対策を取ることが大切です。

業務効率化の目的

企業によって目的は異なりますが、業務効率化の主な目的は3つあります。下記では、それぞれの目的を詳しく解説します。

業績をあげるため

まず1つ目の目的として、業績向上が挙げられます。効率の悪い業務や不要な業務をなくすことで、空いた時間をコア業務に充てられるようになるからです。売上に直結する優先度の高い業務にリソースを割り当てられるため、業績向上が期待できます。

コストを最適化するため

2つ目の目的はコストの最適化です。コストの最適化とは、費用対効果を考えた時に、そのコストを最適な状態にすることを指します。コストの最適化によって、利益を最大化することができます。

似たような言葉にコスト削減がありますが、これは可能な限りコストを削減することです。利益を上げる上で、コストを削減することが必ずしも適切であるとは言い切れません。コスト最適化は利益を上げる部分には積極的に投資をするため、その点が両者の大きな違いです。

従業員の定着率を高めるため

3つ目の目的は従業員の定着率向上です。業務効率化を図ることで、従業員一人あたりが抱える業務量が減ります。自然と残業時間も短縮されるため、従業員のモチベーションアップに繋がりやすいです。

モチベーションが上がると、生産性や顧客満足度向上が期待できます。残業時間や休日出勤は離職の原因になりかねません。業務効率化によってそれらがなくなると、従業員の定着率も高くなるでしょう。

業務効率化を図る方法

下記では業務効率化を図る方法を詳しく解説します。方法は数多くあるため、自社に適した方法をしっかり見極める必要があります。

業務に優先順位をつける

業務に優先順位をつけることで、優先順位の高い業務にリソースを割くことができます。優先順位が低い業務は、「省略できないか」「他の従業員に割り振れないか」「アウトソーシングできないか」検討してみましょう。

「限られた社内リソースをいかに有効活用できるか」を常に考えながら、業務効率化を図っていくことが大切です。

やらない・やめる業務を決める

やらない・やめる業務を決めることで、今までその業務に使っていた時間を他の業務に割り当てられるようになります。まずは、業務プロセスを洗い出し、無駄な業務を明確にしましょう。

新しい業務フローやツール、システムなどの導入は、費用や慣れるまでの手間がかかるため、費用対効果を考えるとハードルが上がってしまいます。この方法であれば、今まで行っていた業務をやめるだけなので、他の方法よりも気軽に挑戦できます。

意味をなさない定例会議や不要なやり取りは、省略しても業務を遂行する上で問題ありません。それでも、「突然やめてしまうのは不安」と感じる場合は、段階的に減らしていくことも検討しましょう。

属人的な業務を減らす

属人的な業務を減らすことで、仕事が停滞するリスクを回避できるようになります。属人的な業務とは、特定の従業員だけが業務を担当している状態のことです。業務を属人化しないために、業務の進め方やルールなどを記載した業務マニュアルを作成することをおすすめします。

誰でも対応できるようにしておくと、担当者が変わっても仕事が停滞せず、クオリティも担保しやすいです。

ナレッジを貯める

ビジネスにおけるナレッジとは、組織に有益な事例、ノウハウや付加価値のある経験などを指します。社内にナレッジを貯めることによって、業務効率化を図ることができます。業務の中には手順が決まっているものも多いです。

そのような業務はマニュアル化し、誰でも対応できるようにしておくことをおすすめします。プロジェクトの途中で新たな人員が入ったり、担当者が変わったりした時でもすぐ対応できるよう、テキストや画像を上手く活用してナレッジを貯めておくことが大切です。

システムやツールを導入する

システムやツールを導入することで、業務の自動化を実現できます。今まで人力及び手作業で遂行していた業務をIT技術に任せるため、人材不足の解消や人件費の削減に繋がります。どれだけ頑張っても人間が一日でこなせる業務量には限界があるので、自動化できる業務は積極的にシステムやツールを導入しましょう。勤怠管理システムや給与計算

ソフトなど、様々なシステムやツールがあります。選定する際は、使い勝手の良さを考慮することが大切です。扱いづらいものを導入してしまうと、かえって業務効率が悪くなる可能性があります。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングは外部に業務の一部を委託することです。コスト削減や社内のリソース確保を目的として、活用する企業が増えています。アウトソーシングのメリットとして、「人件費を削減できる」「コア業務にリソースを集中させられる」などが挙げられます。

アウトソーシングによって、時間のかかるノンコア業務をこなす必要がなくなるため、業務プロセスもスムーズに進みやすくなります。

業務効率化を図る際の注意点

業務効率化を図る際は、改善する箇所を明確にすること、適切な改善方法を選択することが重要です。しかし、その他にも注意するべき点が2つあります。下記では、2つの注意点をそれぞれ詳しく解説します。

定量的な目標をたてる

定量的な目標とは、数値や数量で表す目標のことです。具体的な数値を使って目標をたてることで、達成するために何が必要なのかが明確になります。行動計画もたてやすく、従業員に目標を共有しやすい点もメリットと言えます。

例えば、「会議時間を今よりも1/3に減らす」「紙の使用量を30%削減する」などです。業務効率化の目標は、現状把握を丁寧に行い、社内リソースを考慮した上で設定しましょう。理想だけで目標をたてても、実際に取り組む際に活用できません。

定期的に成果を検証＆改善する

業務効率化を実施した後は、定期的に成果を検証・改善することが大切です。PDCAサイクルを回すことによって、より精度の高い業務改善に繋がります。PDCAとは、「Plan（計画）・Do（実行）・ Check（評価）・ Action（改善）」の頭文字を取った言葉です。

業務効率化を図っても、思っていた成果が出ないこともあります。PDCAサイクルでは、実際にどれほど業務効率が改善されたか確認するため、その成果をもとに適切な改善策を見出すことができます。

業務効率化の成功事例

最後に、業務効率化の成功事例を紹介します。実際に業務効率化を図る時の参考にして下さい。

株式会社エスバイエス

株式会社エスバイエスは、働き方改革に繋がる改善や業務効率化を実施。その他にも、社員のコミュニケーションを向上させるために、社員相互に感謝を伝えるサンクスカードなどを活用したところ、24時間365日対応にも関わらず年休取得率100%、営業ノルマなしで増収増益を達成しました。

また、他社との差別化を図るために、従業員の資格取得を積極的に促進。2回まで資格取得にかかる費用の全額及び資格手当を導入しており、明確なキャリアビジョンを描ける環境を整備しています。

東軌工業株式会社

東軌工業株式会社は、親会社の間借りではない自社社屋を建設。シャワールーム、洗濯機及び休憩スペースを完備し、従業員が安心して働ける環境を整備しました。その他、会社のビジョン作成、全従業員の月給化・給与アップなどの待遇改善、従業員の能力開発などを積極的に実施した結果、従業員のモチベーションアップと共に業績も向上。

従業員が国家資格（土木施工管理技士）取得のために通う専門学校の費用も全額負担することで、自然と社内にナレッジが貯まっています。

株式会社ジャックス

株式会社ジャックスは、IT化による業務改革の断行、障害者雇用などの取り組みを積極的に実施。申し込み受付をWEBからにするなど、IT化を推進させたことにより、審査業務の大幅な時間短縮を実現しました。

また、働き方改革の取り組みを継続して浸透させるために、業務進捗の可視化や役員が全国の拠点全てを訪問する「役員キャラバン」を実施。トップダウンにより、労使が一体となって働き方改革に取り組んでいます。

業務効率化のアイデアを現場からヒアリング

今回は業務効率化の定義や目的、業務効率化を図る方法などを詳しく解説しました。業務効率化は業務プロセスにおける「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことで、生産性や業績の工場などに繋がります。

業務効率化を図るアイデアや方法は数多くあるため、自社に合ったものを選定することが大切です。現場からヒアリングした上で、検討するのがおすすめです。本記事を参考にして、業務効率化を図りましょう。