総務アウトソーシングとは？メリットや代行会社の料金相場を解説

総務アウトソーシングとは

総務アウトソーシングとは総務に関係するさまざまな業務を外部へ委託することを意味します。幅広い分野の業務を委託できるため、業務量が多過ぎて仕事すべてに手が回らない状態になった場合に活用すると良いサービスです。

代行業者が対応できる業務の幅は広く、組織によって委託したい内容を決定できます。そのため、アウトソーシングする前は自社が委託するべきタスクを確認し、慎重に決定することが大切です。

アウトソーシングは多くの企業から注目を集めており、原因は労働人口の減少です。労働者の減少が続くと在籍する従業員だけではすべての業務に取り掛かれない状態に陥ることが予想されます。人材不足を解消するにはアウトソーシングをうまく活用し、業務の効率化を計るのが最適です。

総務アウトソーシングの一般的な業務内容

総務に関する業務はさまざまですが、アウトソーシングでは幅広い業務を好きな量だけ委託できます。どのような業務が委託できるのか確認するために、ここでは総務アウトソーシングで依頼できる業務内容を解説します。

電話・受付対応

取引先・顧客からの電話や来客時の受付対応などの業務です。組織の顔となる業務であるため、委託する際は丁寧な対応であるかどうかの確認が大切です。郵便物やメール対応も担当者がいない場合に総務が担当します。

社内外問い合わせ

顧客や従業員からの問い合わせへ対応する業務です。社外だけでなく社内からの問い合わせにも対応するため、コミュニケーション能力や丁寧な対応力が求められる業務です。

請求書・契約書

請求書や契約書の作成、管理も総務の業務です。請求書や契約書をなくしてしまうと企業に損害が生じる可能性があるため、慎重な作業や管理が求められます。万が一重要な書類が紛失してしまった場合は正規人を追うことになるため注意が必要です。

社内広報

社内広報も総務が担当する業務のひとつです。社内へ正確な情報発信をするために資料の作成や配布を行います。

備品管理・発注書

ペンやノートなどの文房具、パソコン、、デスク、椅子など事業で使用する「物」の管理を行う業務です。会社で所有する数や保管場所を記録しておき、備品がなくならないよう管理しつつ、追加で必要になった場合に発注も行います。コピー機やパソコンといった機械の管理業務にも取り組む必要があります。

文書管理

事例や連絡事項、議事録など社内全体に情報を届ける文書の作成や管理を行う業務です。社内における情報共有は事業を円滑に進めるうえで非常に大切であり、共有漏れがないように通達する役割があります。

総務アウトソーシングを活用するメリット

総務業務のタスク量は数多いため自社だけでは手を回せないケースがありますが、アウトソーシングを活用することで企業における業務の負担を軽減できます。総務アウトソーシングを活用するメリットは以下の通りです。

業務効率化

工数の多い業務や時間のかかる単純な作業を自社で遂行している場合、アウトソーシングを活用すると業務の効率化が可能です。従業員の作業量が多くなると負担が大きくなり、肉体と精神ともに疲弊してしまいますが、業務量をアウトソーシングで軽減することにより生産性向上にもつながります。また、高レベルなスキルを所有する専門家に業務を委託することで品質の底上げにも期待できます。

コスト削減

アウトソースが必要な業務を外部に任せることで人件費や管理費などをおさえ、コストの最適化が可能です。自社だけでの取り組みではコストの負担が大きかった業務を外部に委託すると、コストや工数の削減につながり、無駄な出費や従業員における労働の負担も軽減できます。

アウトソーシングはスキルを持つ専門家に仕事を依頼するため、人材育成や新規採用に費用をかける必要もありません。必要なときに委託したい分だけ業務をアウトソースできるできるため、コスト面に合わせて自社に適した取り組みを薄められます。

コア業務に集中できる

総務には日常業務や管理業務など、さまざまな種類があるため、すべての業務を兼業しつつコア業務へも注力することは難しい傾向にあります。そこで、アウトソーシングを活用すると、自社での取り組みが不要な業務を外部に委託できるため、コア業務に集中することができます。コア業務は利益に直結するうえ従業員の育成やノウハウの蓄積にもつながるため、外部に任せるのではなく自社で取り組むことをおすすめします。

総務アウトソーシングを活用するデメリット

総務アウトソ－シングにメリットがある反面、デメリットもいくつか存在するため注意が必要です。委託する前にデメリットを把握することで、大きな失敗を未然に防ぐことが可能です。ここでは総務アウトソーシングを活用するデメリットを解説します。

社内にノウハウが溜まらない

アウトソーシングは外部に業務を委託するため、状況によっては社内にノウハウが溜まらない可能性があります。特に知識や経験を必要とする業務はノウハウの蓄積に重要なものであるため注意が必要です。

外部に任せっきりの場合、業務を戻した際に従業員がうまく対処できず、事業がストップしてしまうリスクが考えられます。そのため、社内にノウハウを蓄積するにはすべての業務を委託せず、目的と範囲を明確にしたうえで自社での取り組みが不要な業務を任せるのが最適です。

情報漏洩のリスクがある

アウトソーシングでは社内にある企業情報を委託先に渡すことになるため情報漏洩のリスクがあります。企業情報に顧客の個人情報が含まれている場合、漏洩してしまうと企業の信用が大きく薄れてしまうでしょう。

一度信頼を失ってしまうと取り戻すまでに時間がかかるうえ、最悪の場合は元に戻せないケースも考えられます。信用問題は企業の業績に大きく関与するため、セキュリティ対策は十分に注意する必要があります。

総務代行会社の料金相場

総務代行会社の料金形態は2種類あり、相場は以下の通りです。

料金形態	料金の相場
業務単位の料金プラン	業務内容によって変動
時間単位の料金プラン	2,000~4,000円 / 1h

業務単位で料金が決定するプランは会社が委託する業務量で料金が決まるため、委託する会社ごとに大きく異なります。目的を明確にしたうえで委託する業務内容を選定しましょう。

一方で、時間単位の料金プランは1時間業務を委託するのにかかる料金が設定されており、1時間2,000~4,000円で業務を依頼する場合、月20時間だと40.000〜80,000円ほど料金がかかります。どちらの料金形態を選択するかは会社ごとによって異なりますが、コストを無駄に消費してしまわないよう慎重な判断が大切です。

総務アウトソーシングのまとめ

総務アウトソーシングとは総務に関する業務を外部へと委託しすることです。作業量が多い総務関連の業務を外部へ委託することで、業務の効率化だけでなくコストの削減、コア業への注力が可能となります。

総務アウトソーシングには業務効率化やコストの削減などのメリットがある反面、「ノウハウが蓄積しない」「情報漏洩のリスクがある」といったデメリットも存在します。委託できる業務は自社の状況によって選択できるため、目的を明確化して業務を委託しましょう。