IT系BPOとは

IT系BPOでは、システムの日常的な運用、管理、関し、ユーザーサポートを委託する場合が多いです。基本的に自社の業務プロセスやIT戦略の策定、システムの企画などは社内で対応する場合が多いですが、こうした業務も一括して委託する事例もあります。

今後は、少子高齢化による人手不足と働き方改革の推進で、BPOの需要はますます高まると予想されています。

IT系BPOの業務領域

IT系BPOの業務領域は、大きく「開発」「運用・保守」の2つに分類できます。下記では、それぞれの業務領域を解説します。

システム系（開発・構築）

システム開発は、高い専門性が求められる業務です。主に情報システムが担当する業務ですが、情報システムのみで完結させるのは難しいため、ベンダーかIT系BPO専門企業に委託するのが一般的と言えます。

システム開発では、業務を効率化させるための仕組みを作成します。具体的には、在庫を一括管理するためのツールなどです。システム開発と一口に言っても、様々な工程があります。システムが開発・構築されるまでの基本的な流れは以下の通りです。

①要件定義

要件定義は、「どんなシステムが必要か？」をIT系BPO専門企業と打ち合わせを行い、決定することです。要件定義をする際は、現状の課題や導入目的を専門企業にしっかり伝えます。

ここで認識の違いが起こると、希望のシステムとは異なったものが出来上がってしまいます。そのため、できるだけ具体的に要望を伝えることが大切です。

②外部設計

外部設計は、サービス利用者の視点に立ち、具体的に搭載するべき機能や特徴を検討する工程です。使い勝手に関わる工程でもあるため、基本設計や概要設計と呼ばれることもあります。

③内部設計

内部設計は、サービス利用者からは見えない内部機能を設計していく工程です。外部設計で作成した基本設計書をもとに、そのシステムをどのように実現するのか、具体的な方法を決めていきます。詳細設計やプログラミング設計と呼ばれることもあります。

④プログラミング

プログラミングは、詳細設計書をもとにプログラムを設計・構築する工程です。IT系BPOを導入することで、社内にプログラミングのスキルを持っている人材がいない場合でも、プログラムを設計・構築することができます。

⑤テスト

プログラミングが完了したら、それぞれのシステムが正常に機能するのかテストします。テストは以下の4つに分類できます。

⑥システム移行

全てのテストが完了したら、新しいシステムへ移行します。システム移行の方法は、以下の通りです。

上記のように、システム開発は工程が多く、業務内容も非常に複雑です。そのため、IT系BPOに一部の業務を委託することで、従業員の負担が軽減されるなど、様々なメリットがあります。

システム系（運用・保守）

開発・構築したシステムは、運用・保守していかなければなりません。システムを実際に動かし、適宜メンテナンスを行う必要があります。ここでいう運用とは、システムの稼働状況を確認することです。一方で、保守とは修正などのためにシステムを変更することを指します。

厳密に言うと業務内容は異なりますが、どちらもシステムを安定して稼働させるという目的は同じです。

IT系BPOサービスを導入するメリット

IT系NPOサービスを導入するメリットとして、「コスト削減」と「専門スキルが高い」という点が挙げられます。下記では、それぞれのメリットを解説します。

コスト削減

IT系BPOサービスを導入することで、コスト削減に繋がります。システム関連の業務は時間がかかる場合が多く、人件費もかかりがちです。そのため、IT系BPOサービスを導入した方が、コストが安いケースもあります。

また、固定費としてかかっていた人件費を変動費化することも可能です。一部の人件費が固定費から変動費に変わるため、より柔軟に経営できるようになります。経費の中でも大きな割合を占める人件費の削減は、IT系BPOサービスを導入する大きなメリットの一つです。

専門スキルが高い

IT系BPOサービスを導入することで、専門性の高いスタッフが在籍している企業に業務を委託できます。IT関連の業務は専門性が高く、複雑です。そのため、ノウハウやスキルを持っている専門スタッフに委託した方が、社内で対応するよりも業務効率化が図れる可能性があります。

IT系BPOサービス企業の選定ポイント

IT系BPOサービス企業を選定する際は、いくつか確認するべきポイントがあります。様々な企業があるため、しっかり比較検討することが大切です。下記では、選定ポイントを具体的に3つ解説します。

実績は豊富か

まず一つ目は実績です。実績が豊富な専門企業は、今までのノウハウやスキルが蓄積されています。実績を確認する際は、どのくらいの業務量・期間・品質レベルであったか成果も確認することが大切です。IT系BPOサービスで処理できる業務量は、ベンダーの規模に比例することを覚えておきましょう。

また、BPO専門企業によって専門領域や得意領域が異なります。企業規模だけでなく、依頼したい業務内容と専門性がマッチするBPO専門企業を選ぶことが大切です。

セキュリティ対策はされているか

IT系BPOでは社内の機密情報を業務で取り扱うこともあるため、セキュリティ対策がされているかどうかも非常に重要なポイントです。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証やプライバシーマークなど、第三者機関からの認証があるのかどうかも併せて確認しましょう。

認証資格の取得状況は、IT系BPOサービス企業のwebサイトでチェックできます。情報セキュリティ意識が低い業者に委託してしまうと、思わぬトラブルに繋がる可能性があります。

費用に見合っているか

IT系BPOサービス企業を選定する際は、費用に業務内容が見合っているのかも確認しましょう。同じサービスでも、サービス内容、品質、業務体制によって費用は異なります。最初から1社に絞るのではなく、複数社から見積もりを取ることをおすすめします。

見積もりを取る際は、業務量・業務の発生頻度・希望納期・求める品質レベルなど、なるべく詳細に伝えると、より精度の高い見積もりを取得できる可能性が高いです。

また、イレギュラーな事態も導入する前に想定しておく必要があります。想定外のトラブルで、IT系BPOサービス企業に時間外の対応をお願いするかもしれません。その際にかかる追加料金や対応範囲、対応範囲、体制なども事前に確認しておきましょう。

IT系BPOを導入する際の注意点

IT系BPOを導入する際は、いくつか注意点を押さえる必要があります。

現状の課題を把握する

BPOを導入する際に、まずは現状の課題を把握する必要があります。自社内で解決できる課題であれば大丈夫ですが、自社に対応できる人材がいない場合は、解決できる専門企業を見つけなければなりません。課題によって委託する業務範囲も異なってきます。

IT系BPOを導入する目的を明確にする

現状の課題を把握できるようになったら、IT系BPOを導入する目的を明確にします。明確にすることで、BPO導入のメリットを享受できるためです。また、導入する目的を従業員に対して周知することも欠かせません。

なぜなら、従業員がIT系BPOを導入する目的を聞かず、単に「IT系BPO専門企業に委託する」ということだけを聞いた場合、「自分のスキル不足が原因か？」と不安を抱く原因となるためです。

IT系BPO専門企業と積極的にコミュニケーションを取る

BPO導入後も、専門企業とのコミュニケーションを欠かさず、進捗状況など定期的な報告を受け、状況を把握し続けることが大切です。開発・運用・保守の業務を一括して委託するのは問題ありませんが、何らかの事情で委託するのをやめた場合、上手く社内で対応できない場合があります。

最低でも1ヶ月に1回、IT系BPO専門企業のスタッフリーダーと定例で打ち合わせをするのが一般的です。その中で、現状報告、問題点、改善点などを話し合い、積極的にコミュニケーションを取ることができます。

IT系BPOサービスを上手く活用しよう

今回は、IT系BPOの定義や委託できる業務内容、導入する際の注意点を解説しました。IT系BPOを導入することで、IT関連の業務全般を委託することができます。ただし、IT系BPOサービス企業は数多く存在するため、自社の課題や導入目的を明確にした上で選定する必要があります。

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