社内体制を改善すれば業務全体が効率化できる？おすすめの改善案5つを解説

社内体制の改善とは何か？

社内体制の改善とは仕事の無駄をなくし、社員が働きやすい職場にすることです。社員は一日のうちの長い時間を職場で過ごしており、職場の環境改善はモチベーションアップに繋がります。

また、社内体制の改善は業務の効率化や生産性の向上にも繋がるため、企業側にもメリットがあります。社員が働きやすい環境へ改善するには、現場の声を聞いてしっかり反映することが重要です。

オフィス環境や人間関係だけでなく、勤怠状況や労働時間など、あらゆる面での改善が必要になります。継続的に改善に取り組むこともポイントです。年齢や個人差にも配慮し、快適に仕事ができる環境作りを目指しましょう。

社内体制の改善で得られる3つの効果

社内体制の改善は社員のモチベーションアップだけでなく、業務の効率化や離職率の低下など、いろいろな面で効果をもたらします。ここでは、主な効果を3つ詳しく解説します。

社員が働きやすくなりモチベーションアップに繋がる

社内環境を整備する一番の目的は、社員が働きやすいと実感できる環境を作ることです。働きやすい職場は社員のモチベーションアップに繋がります。経営の安定化や企業の成長に、社員は欠かせない存在です。

社内で利用している機械を最新のものに変えたり、業務の効率を上げるために必要なツールやPCを取り揃えたりしましょう。業務を遂行するために適切な環境が整っているかをまず考えることが大切です。

また、作業環境だけでなく、上司や部下との人間関係や空調システム、照明の明るさなども改善の余地があります。

業務効率化に繋がり業績アップにも繋がる

社内環境を整備することで、業務の効率化にも繋がります。必要な機器やツールを用意することは社内環境設備であり、業務効率化を実現するための施策の一つです。

働きやすい環境作りや良好な人間関係の構築、円滑なコミュニケーションなどの取り組みも同様で、業務の効率化は業績アップにも繋がります。

離職率が下がり採用や人材育成コストの削減に繋がる

社員同士が何でも相談できる社内体制が整っていると、コミュニケーションが取りやすくなります。特に上司と部下などの立場関係なく、自分の意見を発言できる環境があれば、社員はやりがいも感じやすく職場への不満が生じにくいです。

根本的な問題がなくならない限り、給料を上げるだけでは転職されてしまう恐れがあります。社内体制を改善することで離職率が下がり、結果的に採用や人材育成コストの削減にも繋がります。

人手不足なのに人件費削減をされた時の対処法については以下の記事をご覧ください。

社内体制を改善するためにおすすめの5つの方法

社員のモチベーションや業務の効率性を上げたり、離職率を低くするためにも、企業側は社内体制を改善する必要があります。ここでは、おすすめな方法を具体的に5つ解説します。

一人一人の負担が増えない形で社内体制を改善する

社内体制の改善について社員全員でアイデアや意見を出し合うことで、業務に関わる社内環境を変える取り組みができます。仕事の工程には必ず改善できる部分があるため、現状の問題に応じて改善点を見つけましょう。

その際に押し付け合うのではなく、分散できる仕組みを作ることがポイント。社員全員で社内体制を改善していくことで、業務の効率化だけでなく、社員のモチベーションアップにも繋がります。

残業時間を削減することを前提として対策を考える

残業が多いことは業務時間内に業務が終わっていない証拠と言えます。人手不足や業務の進め方、スケジュールなどに問題がある可能性が高いです。残業を禁止にするのではなく、残業時間を削減することを前提に対策を考えましょう。

残業削減と業務効率化は社内環境整備の際に、意識しながら行うべきポイントです。人手不足が残業の原因である場合は、アルバイトや派遣を利用することも状況によっては必要となります。

オフィス環境を快適にして精神的にも働きやすい社内体制にする

オフィス環境を整備すると、社員一人一人の生産性が向上します。仕事で使う備品の収納場所やデスクの配置など、社内環境を整えましょう。固定席を作らないフリーアドレスは業務内容に合わせて席を変えられるため、社員同士のコミュニケーションが取りやすくなります。

しかし、中にはフリーアドレスをストレスに感じる社員もいるため、1人で業務に集中できる「集中席」を作ることが重要です。業務に集中できる環境は生産性が向上するだけでなく、ネガティブな感情も出づらくなるため、社員のメンタルケアにも繋がります。

育児休暇や介護制度の取得率を上げてワークライフバランスの両立を図る

育児休暇や介護制度が利用できる社内体制が整うと、社員がやむ終えず退職したり、給料面や待遇面での不満が生じにくくなります。制度を導入する際は、制度を利用する社員に対して偏見や誤解を招かないためにも、社員全員に意識改革の教育をしましょう。

また、有給休暇を取りやすくする雰囲気や積極的に休暇を取れるような雰囲気を作れなければ、いざ休暇を取っても心の底から休むことはできません。業務量を調整する、スケジュールに余裕を持たせるなどの改善が、休暇を取りやすくするには必要です。

メンタルヘルスケアのための相談窓口を設ける

2022年4月1日からは企業規模問わず、ハラスメント相談窓口の設置が義務付けられています。社員から相談があった際は、迅速に対応することが求められます。メンタルヘルスケアの体制を構築しても実際に相談してくる社員が少ない場合は、社外の相談窓口を知らせておくことも大切です。メンタルヘルスケアの体制を整えることで、離職防止や生産性の向上にも繋がります。

社内体制が良い会社の特徴

社内体制が良い会社は社員が働きやすい環境が整っています。ここでは、社内体制が良い会社の特徴を具体的に3つ紹介します。

上司だけでなく部下も積極的にアイデアを出している

役職に関係なく、部下も積極的にアイデアを出せる職場は風通しが良く、社内体制も良い会社だと言えます。反対に上司や先輩からの圧力が強く、意見が言いづらい、もしくは意見を言っても全く通らない職場は社内体制が悪いです。

業務を進める上でアイデアや意見を出す場では、役職は関係ないことを社員全員が理解しておく必要があります。

また、社内に良くわからないルールがある職場も風通しが悪くなりやすいです。特に理不尽なルールは社員のモチベーションや生産性が下がってしまう可能性があります。

離職率が低く勤続年数が長い

社員の離職率が低く勤続年数が長いのは、社内のコミュニケーションが活発で、悩みや困りごとがあれば周りが親身になって聞いてくれる証拠です。社員がウェルビーイング（※1）な状態でいられると、長く勤めて会社に貢献しようという気持ちが芽生えます。

また、社内体制が良く社員の離職率が低いと、採用や育成コストがかかりづらいというメリットもあります。

※1　肉体的にも、精神的にも、そして社会的にも、全てが満たされた状態にあること。（引用：世界保健機関（WHO）憲章とは│公益社団法人日本WHO協会）

社員が悩みを抱え込まない環境が充実している

社員の悩みを他人事として考えず、積極的に拾い上げてカバーするシステムが構築されている企業は社内体制が良いと言えます。定期的な組織サーベイをしている企業はトラブルを予防しやすいです。退職兆候やメンタルヘルスの不調の兆候を敏感に察知できるようになります。

悩みや困りごとがあれば相談すれば良いと思えるような環境が充実している企業は、社員のエンゲージメント向上にも繋がります。

社内体制が悪い会社の特徴

社内体制が悪いと生産性が上がりづらく、社員の離職率を下げることは難しいです。ここでは、社内体制が悪い会社の特徴を3つ具体的に紹介します。自社に当てはまらないか確認してみましょう。

社員同士のコミュニケーションの数が少ないまたは多すぎる

職場での人間関係は社員のメンタル面や生産性にも大きな影響を与えます。上司や先輩、部下としっかりコミュニケーションが取れているのか確認してみましょう。報連相（報告・連絡・相談）がうまくできていないと、仕事の進捗が把握できず、チームワークも乱れやすいです。

しかし、コミュニケーションの機会を増やす目的で、必要以上にミーティングの回数を増やしたり、飲み会を開催したりすると、社員によってはストレスに感じることもあります。

良好な人間関係を構築するためにも、日頃のコミュニケーションを確認し、改善の余地があればコミュニケーション方法について慎重に検討しましょう。

社員がやりがいを感じづらい仕組みができている

上司の指示を聞くだけで社員が自発的に動けない環境では、やりがいを感じづらくモチベーションも低下しやすいです。完全に受身体制が出来上がっていると、仕事に対してやらされている感が強くなります。

社員の経験値やスキルに応じて指示する回数を減らしたり、新しい仕事を任せたりするなど、社員が働きがいを持って取り組めるような環境を作ることが大切です。

一部の社員に仕事が偏っている

一部の社員に仕事が偏っていると、給料面や待遇面など色々な面で不満が生じ、離職に繋がってしまうことがあります。特に人手不足の場合、できる社員に仕事が偏ってしまいがちです。仕事内容や量、労働時間は適切であるか、他の社員と比較してどうかなどを確認しましょう。

社内体制の改善に実際に成功した3つの事例

社内体制の改善の効果や方法などを解説した上で、ここでは実際に成功した事例を3つ具体的に紹介します。

バリラジャパン株式会社

イタリアを代表するパスタメーカーであるバリラジャパン株式会社は青山エリアを拠点にしていましたが、職場環境改善のためにオフィスの移転を決断。イタリアの雰囲気を出すため、イタリア人のデザイナーのサポートを得ながらオフィスをデザインしたところ、新オフィスは従業員から絶賛され、モチベーション向上に繋がっています。

熊本医療センター

熊本医療センターでは2014年から制服の色分けを採用しました。定時退勤を促すのが目的で、日勤スタッフの制服は赤、夜勤スタッフの制服を緑にしたところ、翌年には一人当たり年間約110時間あった残業時間が約半分に減りました。

コニカミノルタジャパン株式会社

コニカミノルタジャパン株式会社は2014年のオフィス移転に伴い、250人を収容できるレイアウトを採用。好きな場所で作業ができるフリーアドレス制を導入したことで、コミュニケーションの活発化や生産性向上に繋がりました。会議室にはスピーカー設備を整え、遠隔でもミーティングが行えるようになっています。

社内体制を改善して業務効率化を図ろう

社内体制の改善は社員が働きやすい環境を作ることが目的です。改善することで、社員のモチベーションアップや業務の効率化に繋がります。社内体制を改善する際は現場にいる社員の意見も反映し、継続的に取り組むようにしましょう。

社員の職場に対しての満足度が高くなると、生産性が向上するだけでなく、離職率も下がります。