事務アウトソーシングとは

事務アウトソーシングとは事務関係の業務に取り組む人材を外部から調達することです。アウトソーシングは多くの企業で活用されており、外部へ委託できる業務のジャンルの幅も広いです。

特に事務系の業務は単純な作業やノンコア業務とされるものが多いためアウトソーシングされやすい傾向にあります。企業側からしても利益につながらない業務は外部へ委託し、コア業務へ注力したほうが効率よく利益の拡大が期待できます。

事務アウトソーシングの種類

アウトソーシングできる事務系の業務にはいくつか種類があるため、業務効率化に向けて外部委託をうまく活用するには任せられる仕事内容についての把握が大切です。ここでは事務アウトソーシングの種類について解説します。

総務事務

総務業務としては以下の内容が挙げられます。

• 備品の管理
• オフィス管理
• 規定の作成
• 社内イベントの運営
• 株主総会の運営

総務業務には専門的でないものが該当します。事業を快適に続けるためには必要な業務ですが、利益に直結しないノンコア業務であるため外部委託されがちです。専門部署を設立する余裕のない場合に、総務業務をアウトソースすることをおすすめします。

経理事務

経理業務の具体例としては以下が挙げられます。

• 領収書の管理
• 給与計算
• 月次決算
• 年末調整

企業の金銭に関する業務が該当します。経理担当者となる人材が不在の場合、手間がかかるためアウトソーシングが活用される機会は多い傾向にあります。専門的なスキルや資格が必要となる業務であるため、委託先を選定する際は慎重な判断が大切です。

人事事務

人事業務には以下の内容が該当します。

• 採用や雇用
• 労働管理
• 従業員の育成
• 制度の整備

人が関係する業務が該当します。労働環境を整備する大切な業務であり、企業の基盤となる人材資源の管理スキルが必要な業務です。専門部署が設立できない場合は、アウトソーシングを活用して環境整備を行いましょう。

秘書事務

秘書業務に該当する業務内容は以下の通りです。

• 電話対応
• 書類作成
• 名刺の整理
• スケジュール管理

秘書業務にはサポート業務が該当します。人事業務と混同されがちですが、実際は大きく異なり、上司や役職者など多忙な人のサポートを中心に取り組みを行います。また、会社の事業進行が円滑に進むような取り組みも秘書業務のひとつです。

事務アウトソーシングを活用するメリット

事務アウトソーシングを活用するメリットは以下の通りです。

• 人件費削減
• コア業務に集中
• 業務の効率化

アウトソーシングをうまく活用するにはメリットを最大限に生かし、取り組みを進める必要があります。事務系業務をアウトソースするメリットを以下で解説します。

人件費削減

事務系専門の人材が新たに必要となった場合でも、業務をアウトソースすることで教育や採用にかかる人件費を削減可能です。業務の進行にかかる固定費も削減できるため、コストの最適化を実現できます。ただし、アウトソーシングの活用よりも自社で取り組んだほうが安価で済むケースもあるため比較検討が大切です。

コア業務に集中

アウトソーシングを活用すると取り組む業務に負担が軽減されるため従業員はコア業務に集中できます。コア業務とは企業の利益に直結する業務のことであり、事業拡大の柱となるものです。単純な作業であるノンコア業務を外部に任せて自社でコア業務に取り組むことで、効率よく利益を拡大できます。

業務の効率化

専門のスキルを所有する人材に業務を任せることで業務を効率化可能です。経験や知識の豊富な専門家は業務遂行のスピードが速いうえクオリティも高い傾向にあります。

また、自社で取り組むタスクが少なくなるため、従業員の負担が軽減され、パフォーマンスの向上も期待できます。1人あたりの生産性が上がると企業全体に良い影響を与えるため、より効率よく業務を遂行できるでしょう。

事務アウトソーシングを活用するデメリット

事務アウトソーシングを活用するデメリットは以下の通りです。

• 社内にノウハウが溜まらない
• 情報漏洩のリスクがある

企業の成長に必要なノウハウの蓄積や信頼性の低下を招く情報漏洩のリスクには注意しなければなりません。事務アウトソーシングにおけるデメリットが生じる理由と対策方法について以下で解説します。

社内にノウハウが溜まらない

アウトソーシングにおいて業務は委託先で進行するため、社内にノウハウが蓄積しない可能性があります。加えて従業員が成長する機会の損失が予想されるため、委託する業務内容の切り分けが必要です。

アウトソーシングを活用しながら社内にノウハウを蓄積したい場合は情報共有が大切です。進捗を確認しつつ、どのようなノウハウやスキルで業務を遂行するのか把握できます。

情報漏洩のリスクがある

アウトソーシングは業務を委託するため、自社の機密情報が外部へ流出してしまうリスクがあります。重要な情報が漏洩してしまった場合、企業が受けるマイナスの影響は非常に大きいことが予想されます。企業価値は低下し、周りからの信頼性も薄れてしまうでしょう。

機密情報を外部の企業に渡す際はセキュリティ対策が重要です。また、外部へ渡す情報を精査し、万が一流出した場合に許容できる範囲内であるかどうか慎重に判断する必要があります。

おすすめの事務代行会社

事務業務の代行会社は数多く存在しますが、中でもおすすめの会社を以下で紹介します。

フジ子さん

フジ子さんはチャットや電話、メールを通して好きなタイミングで必要な分だけ業務を依頼できるサービスです。チーム体制で業務代行を行うため品質の高さにも期待できます。1週間無料でお試しができるため、万が一自社に適さない場合でも無駄なコストがかかりません。

料金形態	PLAN20の場合（最低有料プラン） アシスタントの実郎時間　20時間 / 月 契約期間　1ヶ月4.7万円（税抜）
委託できる業務内容	バックオフィス業務

Genny 

Gennyはさまざまな事務業務を委託できるサービスです。オンライン上でやり取りできるためコミュニケーションに手間がかかりません。また、初期費用は無料であるためトライアル期間を確保できます。

料金形態	525円～ / 1時間 初期費用無料
委託できる業務内容	バックオフィス業務

事務アウトソーシングのまとめ

事務アウトソーシングとは事務関係の仕事を外部へ委託することを意味します。人事や経理、秘書業務など、幅広い内容の仕事を委託可能です。

代行会社は数多く、組織ごとに特徴や料金形態は異なるため、自社に適したサービス会社を選びましょう。また、株式会社SALも事務業務アウトソーシングに対応しています。事務業務のアウトソーシングを考えている方はSALに外部委託を検討してみてはいかがでしょうか。