外部委託する際のリスク管理方法

外部委託をする際、自社の情報を外部に持ち出すため、リスクが発生します。そのため、リスクをしっかり管理することが大切です。下記では、リスクの管理方法を具体的に3つ解説します。

セキュリティ対策は万全か

外部委託のリスクの中でも、まず第一に挙げられるのが情報漏洩のリスクです。前述したように、自社の情報を外部に持ち出すため、情報漏洩のリスクと隣り合わせであることを念頭に置いておくことが大切です。

どの企業に委託する場合でも、このリスクがゼロになることはありません。しかし、セキュリティ対策をしっかり行っている企業に委託することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

万が一、顧客情報や自社の機密情報などが漏洩すると、社会的信用を失うことになります。例え委託企業が損害賠償を払ったとしても、失っ社会的信用は簡単に取り戻せないのです。そのため、セキュリティ対策がされているかどうかが非常に重要なポイントと言えます。

ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証やプライバシーマークなど、第三者機関からの認証があるのかを確認しましょう。認証資格の取得状況は、IT系BPOサービス企業のwebサイトでチェックできます。情報セキュリティの意識が高い企業だと安心です。

契約条件は適切か

外部委託をする場合、「請負契約」「委任契約」「準委任契約」があります。また、報酬の支払い方も「毎月定額タイプ」「成果報酬タイプ」の2つに分類できます。このようにさまざまな契約条件があるため、業務内容に対して契約条件は適切か確認することが大切です。

請負契約

業務の完了後、依頼側が報酬を支払う契約です。具体的には、注文住宅の建築などが挙げられます。依頼側は成果物の引き渡しと同時に報酬を支払う権利が発生しますが、成果物にトラブルや欠陥があった場合は、補修や損害賠償の義務などが生じます。

委任契約

法律的行為として事務を委任する契約のことです。具体的には、弁護士など士業への依頼や不動産業者への土地売却依頼などが挙げられます。

準委任契約

法律行為ではない事務を委任する契約のことです。具体的には、経営コンサルタントへのアドバイスを求めたり、医療に診療を求めたりすることが挙げられます。

毎月定額タイプ

毎月一定の報酬を支払うタイプです。清掃やコンサルティングなどの業務に多く採用されています。ただし、サービスや業務の質とは無関係に、一定額の報酬を毎月支払わなければならないため、注意が必要です。

成果報酬タイプ

業務の成果に応じて支払うタイプです。報酬は都度変動し、営業代行や店舗経営などの業務に多く採用されています。ただし、不正に報告されても気づきづらいため、注意が必要です。

フォローアップ体制は整っているか

外部委託する際は、フォローアップ体制が整っているかどうかも重要です。フォローアップとは、従業員の帰属意識を高め、生産性を向上させることを指します。フォローアップ体制が整っている委託先は、品質の向上が期待できます。また、在籍スタッフの帰属意識が高いため、トラブルにも繋がりにくいです。

外部委託先選定基準

外部委託先を選定する際は、最低限の基準を満たしているか確認する必要があります。下記では、選定基準を具体的に4つ解説します。

実績は豊富か

委託先を選定する際は、まず実績を確認しましょう。実績が豊富な専門企業は、今までのノウハウやスキルが蓄積されています。実績を確認する際は、どのくらいの業務量・期間・品質レベルであったか成果も確認することが大切です。

専門性は高いか

委託先は数多くありますが、企業によって得意な業務が異なります。そのため、委託したい業務のノウハウを持っているかどうか、事前に確認しておく必要があります。専門性の低い委託先を選定してしまうと、十分な効果を得られないためです。

自社の課題や委託したい業務と委託先の強みがマッチしているかどうか、必ず確認することをおすすめします。

企業規模は自社と同じ程度か

処理できる業務量は、委託先の規模に比例します、そのため、自社と委託先の規模が同じ程度か確認しておくことが大切です。委託先の中には、今まで対応した企業の規模をホームページなどで紹介しているところもあります。

費用対効果は見合っているか

委託先を選定する際は、費用対効果は見合っているのかを確認しましょう。同じサービスでも、委託先によって費用は異なります。そのため、最初から1社に絞るのではなく、複数社から見積もりを取るのがおすすめです。

見積もりを取る際は、業務量・業務の発生頻度・希望納期・求める品質レベルなど、なるべく詳細に伝えると、より精度の高い見積もりを取得できます。

外部に委託した際によくある質問

外部委託する際、「外部委託のメリットは？」「外部委託のリスクは？」と疑問に思う方は多いです。下記では、それぞれの内容を詳しく解説します。

外部委託のメリットは？

外部委託の主なメリットは下記の5つです。

人件費などのコスト削減に繋がる

新たに人材を採用する場合、給与や福利厚生だけでなく、採用・教育・研修など、様々なコストが発生します。それに対して、外部委託をする場合、既にスキルや経験がある人が対応してくれるため、これらのコストは必要ありません。もちろん、委託するのにコストはかかりますが、新たに人材を採用するよりもコストを抑えられる可能性が高いです。

残業の減少に繋がる

外部に委託する業務は、ノンコア業務である場合が多いです。ノンコア業務の対応に追われているとコア業務が終わらず、残業が増えてしまいます。そのような時に、ノンコア業務を外部委託すれば、残業の減少に繋がる可能性が高いです。残業時間が多いと、従業員のストレスや不満が溜まり、離職の原因となるため、慢性化する前に対処する必要があります。

コア業務に集中できる

外部委託を利用すれば、社内のリソースを割く必要がなくなるため、売上や事業戦略に関わる業務に時間を割けるようになります。

業務プロセスを可視化できる

外部委託を利用することで、自社の業務プロセスが可視化されます。プロセスが可視化されると、改善するべき点が浮き彫りになるため、業務効率化にも繋がる可能性が高いです。

その分野のプロに委託できる

その分野のプロに委託できるため、社内で対応するよりも業務効率化に繋がる可能性が高いです。また、人材の確保に悩む必要もなくなり、業務効率化だけでなく、品質の向上も期待できます。

外部委託のリスクは？

外部委託の主なリスクは下記の3つです。

社内にノウハウが蓄積されない

外部委託を利用すると、社内に業務のノウハウが蓄積されないというリスクがあります。委託中は社内の人材育成も行わないため、何らかの事情で委託をやめた場合に、社内で対応できなくなったり、対応しても品質が低下したりするリスクが高いです。

このリスクを解消するためには、業務を委託先に丸投げせずに、定期的にコミュニケーションを取って進捗報告などを受けるようにしましょう。また、委託先の中には、人材育成サービスを提供しているところもあるので、いずれ社内で対応する予定がある場合は、検討してみると良いでしょう。

情報漏洩する場合がある

自社の情報を外部に委託するため、少なからず情報漏洩のリスクがあります。企業の情報共有やデータの持ち出しなどで、情報漏洩のリスクが高くなるのは避けられないでしょう。委託する際は、守秘義務契約を結ぶだけでなく、第三者認証取得の有無などもチェックすることも大切です。

方針のズレが起きる場合がある

依頼側と委託先の方針にズレが起きる場合があります。例えば、以下のようなケースが挙げられます。

ある企業が自社製品の販売数を増やすために、外部委託を利用したとします。その会社の製品は一般消費者からすると少し高価ではありますが、品質の良さや性能の高さが魅力です。その企業では、魅力を伝えて販売を伸ばしていました。

しかし、委託先は販売量を重視するという営業方針を取っていました。売れるほど社員の給与も上げていたため、ほとんどの店員は品質や性能をアピールするよりも売るためのセールストークで売上を伸ばそうとしたのです。

結果的に、消費者に製品の魅力が十分に伝わらず、委託後に製品の評判が下がってしまいました。このような方針のズレは、コミュニケーション不足が原因である場合が多いです。事前の打ち合わせで、目標販売数や業務内容だけでなく、企業理念や方針もしっかり共有することで、リスクを最小限に抑えられます。

外部委託のリスクを確認したうえで依頼しよう

今回は、外部委託のリスクをやリスクを管理する方法、委託先を選ぶポイントを詳しく解説しました。外部委託は、人手不足や業務効率、生産性など、企業の課題を解決する手段の一つです。しかし、情報漏洩のリスク、社内にノウハウが蓄積しないリスクなど、少なからずリスクもあります。

メリットだけではないため、リスクを確認したうえで外部委託を利用するのか決めることが大切です。また、委託先によって得意な業務が異なります。委託したい業務と専門性がマッチした委託先を選定しましょう。

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