営業業務の効率化とは？

営業業務の効率化とは営業活動におけるムダを省き、利益を拡大させていくことをいいます。

営業担当者のコア業務は顧客との商談や日々のやり取りだが、見積書・契約書作成、社内調整、会議、移動など直接利益に直結しないノンコア業務が多い傾向にあります。

営業業務の効率化ではムダを省くことは大前提だが、 営業担当者が本来のコア業務に集中できるように、業務フローの見直しやシステムの導入をすすめることなども営業業務の効率化の一つです。

企業が営業業務を効率化する3つの目的

企業が営業業務を効率化する目的には、以下の3つが挙げられます。

営業業務の効率化で、顧客との商談ややり取りなどのコア業務に時間を確保することができるため、売上の拡大が目指せます。

コア業務に時間を使える＝顧客との商談ややり取りに時間が割けるため、 コミュニケーションの質を上げることも可能です。顧客のニーズをより細かに引き出せるなど、顧客満足の向上にもつながります。

また、効率化に伴い付随業務を減らすことができれば、営業担当者の負担を減らすこともできます。

以上のように営業業務の効率化は、企業・社員・顧客の3者に大きなメリットがあります。近年、人手不足が進んでいる状況も踏まえて、今後も、多くの企業が営業業務の効率化に取り組むようになるでしょう。

営業効率化：個人で取り組むべきポイント

営業担当者が個人で取り組む営業効率化には、いくつかポイントがあります。1つずつご紹介していきましょう。

顧客の優先順位付けに従って業務を組み立てる

全ての顧客に対して最大限時間を使えるのが理想ですが、それでは営業の効率化はできません。限られた時間の中で効率を最大化するには、まず優先順位をつけることから始めましょう。

最優先するのは受注見込みの高い顧客です。
自社の商品・サービスに対して突っ込んだ内容の問い合わせがあったり、自社サイトをしばしば訪問したりしているなど、自社のサービスに対して興味が高い顧客は受注確度が高いと言えます。
また、受注できた場合に一定以上の売上が見込める顧客も最優先します。

取引の見込みが低い顧客はそれらの次に回し、かける労力や時間にメリハリをつけていきます。

移動時間など商談以外の時間の効率化

営業活動には商談以外に、顧客先への移動やプレゼン用の資料作成など様々な作業に時間がかかります。
営業において最も重要な商談以外の時間をなるべく短く、無駄を省きましょう。

例えば移動時間であれば同じエリアはなるべくまとめて一度で回ったり、外出日と内勤日を分けたりするなどの工夫ができます。
資料やメールはテンプレートを作って応用することも可能です。

商談内容や時間の使い方を振り返り改善する

商談の受注・失注理由を分析し振り返ることで内容を精査し、商談の「勝ちパターン」を作って無駄なく受注確度を上げることも営業効率化の手段の1つです。

また日報などでどれくらいの時間を商談に使えているのか、無駄になっている時間はないかなどを数値化し客観的に把握・改善していくことも効果的です。

まずは営業プロセス全体を見直し、どんな手順を踏んでいるか流れを書き出してみます。
続けて訪問数や受注率を数字として「見える化」し、最後に改善すべきポイントを見つけて対策を練ります。

営業効率化：会社・チーム全体で取り組むべきポイント

続いては、会社やチーム全体で取り組める営業効率化の方法についてご紹介しましょう。

オンライン営業の導入

コロナ禍によるテレワークの本格的な導入によって、アプリを活用したオンライン営業も一般化してきています。

オンライン営業のメリットはいくつかありますが、最も大きいメリットは移動時間や交通費を削減できることでしょう。
特に移動時間を削減すればその分、1社あたりの商談時間を増やすこともできますし、見込み客の開拓に充てることも可能です。

資料作成やデータ分析などに用いることもできるでしょう。

オンライン営業について詳しく知りたい場合は以下の記事をご覧ください。

確度の低い顧客からの問い合わせを減らす工夫をする

営業職それぞれが受注見込みの低い顧客からの問い合わせにリアルで対応していては、時間がいくらあっても足りませんよね。
そんな時間を省くために自社HPを活用しましょう。

例えば潜在度の低い顧客にありがちな問い合わせに対し、そのアンサーになるコンテンツを用意しておきます。
さらにイベントや紹介事例なども掲載し、それを見た潜在顧客のニーズを引き上げることも1つの方法です。

より受注の見込みが高まった状態で問い合わせをしてもらうよう工夫しましょう。

また自社HPの集客経路ごとにニーズ顕在度や成約率を分析し、定期的に見直しを図るなどの対策も行うとよいでしょう。

チーム間での情報共有の仕組みを作る

営業職は長い間、それぞれが成績を競い合う個人プレーが重視されてきました。
しかし近年は多くの企業においてチーム内・部署内での情報共有が重視されつつあります。

それには営業同士が顧客情報を共有し、対応をスムーズに行える仕組みづくりが欠かせません。

例えば成約率の高い営業マンのノウハウを共有する、あるいはテンプレート化して誰もが用いやすくするなどの工夫が必要です。

その際にグループウェアやチャットなどのツールを使って情報共有できれば、それほど重要ではない会議やミーティングなどを削減にもつながり、情報共有だけでなく時間の効率化も期待できます。

アシスタントや外部委託の利用を検討する

商談以外に時間と手間がかかる作業を、まとめて営業アシスタントや外部スタッフに委託する方法もあります。

例えば見積書や契約書、発注書・納品書などの作成、データ入力、受注や出荷の管理、ファイリングなど、営業担当者でなくてもできる仕事を任せてしまうのです。
そうして営業担当者全員が、本当に重要な商談や企画提案に集中できる体制を整えていきます。

営業効率化のためのCRM・SFAツール

ここでは、営業効率化の実現に役立つCRM・SFAツールについてご紹介します。

CRMツールとは

CRM（Customer Relationship Management）は「顧客関係管理」という意味で、顧客と良好な関係を築くために行うものです。CRMツールはそれらを行う際に必要なものです。CMRツールでは以下の管理が可能です。

CMRツールを使えばこれらの情報を一元管理し、多くの部署で顧客情報を共有することができるだけでなく、より効果的な営業活動やマーケティング施策にも活用が可能です。

CMRツール導入のメリット

1.営業活動の効率化
CRMツールで顧客情報を細かく分析することで、それぞれの顧客の状況を可視化・把握できるようになります。
それによってどの顧客が優良か、契約できる見込みが高いかなどを見分けて優先順位をつければ、営業活動の効率化につながります。

2.顧客満足度の向上につながる
CRMツールの活用は顧客満足度の向上にもつながります。
CRMツールでまとめた顧客情報を詳細に分析すれば、それぞれの顧客のニーズによりマッチする商品・サービスを提案できます。
また過去の問い合わせやトラブルなどを把握しておくと、スピーディーに適切な対応を行うことが可能です。
これらの対応によって顧客満足度を上げることができるでしょう。

3.社内での情報共有がスムーズ
顧客情報をメールや会議などでやりとりする場合と違い、CRMツールを使えば簡単に一元化された情報にアクセスできます。
これは便利なだけでなく、ある顧客の担当者が不在の際に別の営業職が対応できるメリットもあります。
営業部門だけでなくマーケティング部門にも共有すれば、新たな戦略を立てる際も円滑に進められるはずです。

CMRツール導入のデメリット

1. CRMツールの導入にコストがかかる
CRMツールの導入には費用やスタッフにツールの使い方を教える手間、ツールに合わせた業務フローの構築などのコストがかかります。

2.CRMツールが社内で定着しないケースも
便利なCRMツールを導入しても、「運用に手間がかかる」「操作が難しい」などの理由でスタッフが敬遠すると、社内に定着しにくい恐れがあります。

SFAツールとは

SFAツール（Sales Force Automation）とは「営業活動自動化」という意味で、より効果的な営業活動を行うために用いられるものです。
SFAツールを用いれば以下の管理・対応ができます。

特に営業活動のサポートでは、各営業担当者のスケジュール管理、ToDoリストの管理、ファイルの共有などの便利な機能を重宝する営業部門が多いようです。

SFAツール導入のメリット

1.営業活動の効率化
SFAツールは各案件の進捗状況や担当者の行動が管理できるため、営業のプロセスをひと目で把握することが可能です。
口頭・メールによる情報のやり取りに比べ、SFAなら誰でも、どこでも素早く営業に関する多くの情報の確認が可能なため、営業活動全体の効率化につなげることができます。

2.営業活動の「見える化」
SFAツールを活用すれば各案件の営業活動の詳細が可視化されます。
それによってそれぞれの顧客に最適な営業戦略の立案や、営業上の課題発見がスムーズになります。

3.営業活動の標準化
SFAツールは営業活動に関する情報の集約・分析が得意な上、それらのデータがどんどん蓄積されていくというメリットがあります。
営業活動は従来、それぞれの営業担当者の能力に頼りがちで属人的になる恐れがありました。
しかしSFAツールによるデータを活用すれば、経験が浅い担当者でも、優れた提案を行うことが可能です。

SFAツール導入のデメリット

1.様々なコストがかかる
SFAの導入には費用に加え、使い方をスタッフに教える手間や時間など、見えにくいコストもかかります。
また導入後、社内にスムーズに定着させるためのフローも構築しなければなりません。

2.データ入力に時間がかかる
SFAツールは情報量が多いほどより効果が期待できますが、その一方で入力項目が多いとスタッフの負担につながります。
せっかく導入したのに、入力に時間がかかりすぎて使わなくなってしまうのはもったいないですよね。
そんな場合は、一時的に外部スタッフに入力を依頼することを検討してもいいかもしれません。

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