外部委託の意味とは？利用するメリットやデメリットをわかりやすく解説

外部委託とは？

外部委託とは、業務の一部を外部の業者に委託することです。文字通り、外部に委託するという意味だけで使うケースが多く、外注やアウトソーシングのニュアンスが含まれることはほとんどありません。

また、外部委託という言葉は法的根拠のある言葉ではないため、契約書などの公式書類には使わないようにしましょう。外部委託に最適な業務内容の一例は以下の通りです。

外部委託と外注・派遣との違い

外部委託と混同されがちな言葉に、外注と派遣が挙げられます。これらの言葉には「業務を外部に委託する」という共通の意味がありますが、含んでいるニュアンスや使用シーンは少しずつ異なります。下記では、それぞれの違いについて解説します。

外部委託と外注との違い

外注は「外部に発注する」という意味を持ち、ほとんど外部委託と同義の言葉です。もともと製造業界隈で使われることが多かった言葉ですが、「一部の部品などを外部の業者に発注すること」が簡略化され、幅広い分野で使われるようになったと言われています。

外注は外部の業者に業務を発注すること全般を指しているため、契約形態が派遣・請負・委任/準委任に細分化することができます。

外部委託と同様に、法的根拠のある言葉ではありません。そのため、公式書類には使用しない方が無難です。最近では、代行してもらうというニュアンスも含む場合があります。

外部委託と派遣との違い

派遣は、雇用形態や対価、利用期間、制限業務などあらゆる面で外部委託と異なる言葉です。

下記では、それぞれの違いを表にまとめて解説します。

	外部委託	派遣
契約形態	委託会社と「業務委託契約」を締結する	人材派遣会社と「労働派遣契約」を締結する
対価	「業務や成果物」に対して対価を支払う	「派遣先での労働時間」に対して対価を支払う
利用期間	契約した期間が終了するまで利用することができる	最長3年
制限業務	制限される業務内容はない	法律で禁止されている業務・港湾運送業務・建設業務・警備業務・弁護士・社会保険労務士等
指揮命令	委託会社が対応するスタッフに対して指示を出す（企業は直接指示を出すことは不可能）	企業が対応するスタッフに対して指示を出す

外部委託のメリット

外部委託は「業務効率化」「生産性向上」「人材不足の解消」「コスト削減」など、様々なメリットがあります。下記では、それぞれのメリットを詳しく解説します。

業務効率化し生産性が高まる

外部委託を利用することで、業務効率化と生産性向上の実現が可能です。委託会社は特定の業務を専門に委託を受けているため、専門性の高いスキルやノウハウを多く保有しています。そのため、社内で業務を遂行するよりも、専門業者に委託した方が業務効率化し、生産性が高まります。また、成果物が対価となることから、高い品質が保証される点も外部委託のメリットです。

人手不足の解消につながる

外部委託を利用することで人手不足の解消に繋がります。近年、少子高齢化の影響により人手不足が深刻化しています。それに伴い、人材確保が課題である企業は多いです。ノンコア業務を外部委託すれば、従業員は企業の売上に直結するコア業務に専念できるようになります。

委託会社に在籍するスタッフの力を借りられるため、従業員の負担も軽減されるはずです。また、社内に知識を持っている人材がいない場合でも、専門的なノウハウを活用することができます。

コスト削減につながる

外部委託を利用することで、コスト削減にもつながります。外部委託の場合、成果物に対して対価を支払います。そのため、固定費として発生する人件費を払う必要がありません。また、人件費以外にも、交通費や社会保険料などのコストも不要なので、大幅なコスト削減が可能です。

属人化の防止につながる

外部委託を利用することで、属人化の防止につながります。属人化とは、自社内で業務の進め方や内容などが共有されていない状態のことです。特にスキルやノウハウが必要な業務は、特定の人材しか対応できず、属人化しやすい傾向があります。

属人化してしまった業務は、対応している人材にしか分かりません。そのため、担当者が休職したり退職したりすると、業務が滞ってしまうリスクが高いです。外部委託を利用すると、業務内容やフローが可視化され、スキルが必要な業務も分散されるので、属人化を防止できます。

外部委託のデメリット

外部委託にはメリットだけでなく、デメリットも存在します。両方をしっかり理解した上で、利用するか検討することが大切です。下記では、外部委託のデメリットを3つ解説します。

情報漏洩のリスク

外部委託を利用する場合、情報漏洩のリスクが伴います。自社の情報を外部に持ち出すため、セキュリティ対策が万全な委託会社でも、情報漏洩のリスクはゼロではない訳です。万が一、顧客情報や自社の機密情報が漏洩すると、社会的な信用を失うことになります。例え秘密保持契約などの契約を事前に結び、委託企業が損害賠償金を支払ったとしても、社会的信用問題はどうしようもありません。

情報漏洩リスクの対策は、自社と委託企業の情報セキュリティの基準を統一させるために、定期的にセキュリティ体制を検証・報告してもらうことです。仮に基準に満たない場合は、委託企業を変更する、もしくはセキュリティ強化を提案するなど、対処法を考えましょう。

社内に知識が溜まらない

外部委託を利用する場合、社内に知識が溜まらないこともデメリットとして挙げられます。委託する業務内容は全て委託企業に在籍するスタッフが対応してくれるため、社員がその業務の経験を積むことができません。

ただし、委託する業務内容は、知識がそれほど必要ないものが多いです。そのため、このデメリットは最小限に抑えることができます。

管理体制が難しい

外部委託を利用する場合、管理体制が難しいため、質に問題が出る可能性もあります。外部委託をした業務は、委託企業のもとで進められるため、直接指示を出すことが難しいです。そのため、しっかりコミュニケーションが取れていない場合、求めるレベルを満たさないケースもあります。

外部委託をする際は、現状の課題や利用目的を共有し、定期的に進捗状況を確認することが大切です。委託会社にはその分野のプロが在籍していますが、少なからずクオリティの担保が難しい点も理解した上で、利用する必要があります。

費用対効果の見極めが難しい

外部委託のメリットとして、コスト削減を挙げましたが、必ずしもコスト削減ができるという訳ではありません。場合によっては、かけたコスト以上のメリットが得られないことも十分にあり得ます。

しかし、委託する業務はノンコア業務の場合が多いため、業務内容とコスト見合っているのか判断するのが難しいです。そのため、最初から1社に絞るのではなく、複数社の見積もりを比較する必要があります。

外部委託する際の注意点

外部委託を利用する際は、注意点を押さえる必要があります。下記では、注意点を具体的に3つ解説します。

業務の全体像を把握する

外部委託を利用する場合、現状の業務を洗い出して、業務の全体像を把握しておく必要があります。各業務の課題やムダの業務を洗い出し、委託範囲を選定するためです。具体的には、業務フローを見直したり、作業工程を可視化したりします。現場で活躍する社員にヒアリングを実施することで、持て余すことなく洗い出背ます。

責任の範囲を確認する

外部委託を利用する場合、委託先企業から業務を対応するスタッフに指示が出されるため、業務管理が難しくなります。そのため、契約を交わす時に、業務内容や納期だけでなく、問題が起こった場合の責任範囲などもしっかり決めておくことが大切です。

業務の責任範囲をあらかじめ明確にすることで、委託企業とのトラブルを未然に防げるようになります。

委託企業の得意業務を確認する

外部委託を受けている企業は数多くありますが、得意とする業務は企業によって異なります。そのため、委託したい業務内容と委託企業の専門性がマッチしているのか確認することが大切です。

委託したい業務に精通していない企業だと、十分な効果が得られず、ムダなコストを払うことになります。実績を必ず確認し、自社が必要とするノウハウを持っているのか判断しましょう。

業務範囲を明確してから外部委託することが大切

今回は、外部委託の定義や利用するメリット・デメリット、委託する際の注意点などを詳しく解説しました。外部委託とは文字通り、社内の業務を外部へ委託することです。委託することによって、人手不足の解消や生産性の向上、コスト削減などが期待できます。

しかし、少なからず情報漏洩などのデメリットも存在するため、両方をしっかり理解した上で利用するか検討することが大切です。また、得意な業務は委託企業によって異なります。外部委託の効果を最大限に得るためにも、業務範囲を明確にしてから企業を選定しましょう。

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